新型コロナウイルスの影響で、最近はテレワークをする人が増えています。
今までオフィスに出勤して仕事をしていたのに、急に在宅ワークになって、何かと不便さを感じることもあるのではないでしょうか。
特にテレビ会議システムを使っての仕事は、直接相手と話せないのでうまく行かないことも出てきます。
そこで、リモートワークを行うのに役立つWEB会議ツールをチェックして、それぞれにどんな特徴があるのか、どのように使うと効果的なのかを確認していきましょう。
目次
1.Zoom Cloud Meetings
「ZOOM」と略して呼ばれる、WEB会議ツールの代表格です。
大人数で会議ができる、簡単に始められるなどの特徴があり、個人でも企業でも使われる機会が多くなっています。
ZOOMの特徴
ZOOMはアプリのダウンロードをすることですぐに使い始められます。
自分がホスト、つまり会議の主催者とならず、単に参加するだけであれば、登録をしなくてもすぐに利用できます。
こうしたことから、同じ部署の同僚同士だけで使うこともできますし、セミナーなど広く一般の人も参加するスタイルで集まれるのが大きな特徴です。
また、通話や映像の品質が高く、通信が安定しているというのも評価される理由となっています。
WEB会議ツールとして、効率化を図れる機能が盛り込まれています。
発言や質問をしたい人が「手を挙げる」、発言した人に自動的にフォーカスする、などの機能があります。
無料版と有償版
基本的な機能は無料でも使うことができますが、ビジネスで利用するのであれば有償バージョンがおすすめです。
というのも、無料の場合は一回の接続につき40分という制限時間がありますが、有償版では無制限となるからです。
また、無料では最大100人まで同時参加できますが、有償版となると300人まで参加できるようになります。
さらに、有償版になるとレコーディングができて、会議内容を保存できるというのも大きなメリットです。
会議内容をそのまま録画して、後ほど文字起こしをすることも可能となりますので、正確な議事録を作成するのに役立ちますよ。
操作は、ZOOMのメニュー欄に赤色で「レコーディング」というボタンがありますので、そこをクリックすればすぐに録画が始まります。
クラウドレコーディングとなりますので、後の管理もしやすいというメリットもあります。
▼Zoom Cloud Meetings はこちらから
2.Microsoft Teams（チームス）
Microsoftが提供している「365」や「Office」シリーズの一つとして提供されているツールです。
プロジェクトチーム内でコミュニケーションを取ったり情報を共有したりするのに適しているシステムとして、多くの人に利用されています。
Microsoft Teamsの特徴
Microsoft製品ということもあって、Office系ツールとの連携が非常に優れているのが特徴です。
ファイルやプレゼン、スケジュールの管理などがしやすいです。
また、社内で使っているMicrosoftツールと似た仕様となっていますので、使い勝手が良く初心者でも楽に始められますよ。
参加者が限定されますので、同じ部署内など特定のグループ内で利用するのに適しています。
もちろん、ゲストも参加できますので、必要に応じて部外の人を入れることも可能です。
Microsoft Teamsが適した業務
普段Microsoft製品を業務で使っているのであれば、連携がしやすく効率的で、Wordなどで作ったファイルを共有したり編集したりといった管理機能に優れています。
そのため、同じ部署内で、ファイルを融通し合うことが多いのであれば、WEB会議をしながら同じシステム内で送信できて効率化を図れます。
また、会議日程の調整をしやすいのもメリットの一つです。
グループ内での予定調整をした上で会議時間を決めることができますので、グループ全体や特定の同僚との会議を頻繁に行うことが多いのであれば、特に役立つのではないでしょうか。
このシステムでは、三人以上の会議をしている時に限り、録画できるようになっています。
方法としては、コントロールメニューの中にある「その他のオプション」に行き、「記録を開始」をクリックします。
管理者でなくても権限が与えられれば録画ができますので、書記係を設けて録画を担当してもらうということも可能です。
▼Microsoft Teams（チームス） はこちらから
3.whereby(ウェアバイ)
気軽に会議を開催し、ゲストが参加できることが特徴のWEB会議ツールです。
通常業務の同僚同士のコミュニケーションで使うというよりも、部外者との会議などのシーンで使うケースが多く見られます。
wherebyの特徴
会議を開催するためのURLを発行し、そのURLを送信することで会議に招待できるのが大きな特徴です。
そして、そのURLを毎回変える必要がなく、同じリンクで何回も会議開催ができます。
参加者は、特にアプリをダウンロードしたり会員登録をしたりする必要がありません。
会議URLのリンクをクリックするだけで良いので、気軽に参加できるのがメリットです。
無料版と有償版があり、無料版でも通常のWEB会議に必要な機能は備えていますので、まずは試しに使っているのも良いでしょう。
有償版にすると、参加者4人までという制限がなくなり、会議の録画もできるようになります。
wherebyの利用シーン
wherebyは、会議URL発行だけで使えるというというとても気軽なツールです。
そのため、同じ部署内でコミュニケーションツールとして使うというよりも、外部の人との会議で使うケースが多く見られます。
たとえば、取引先にプレゼンをするなどの使い方です。
取引先の人がwherebyを普段使っていないとしても、リンククリックだけで済みますので、負担をかけることなく参加してもらえます。
WEB会議ツールを使うのが初めてという人でも簡単に始められ、大勢の人にアプローチできるため、セミナーを開催する時にも適しています。
こうした集まりを録画したい時は、有償版であるプレミアムバージョンを使用しましょう。
画面の下部に出てくるコントロールメニューに、丸いボタンがあり「Record」と表示されているので、クリックすればすぐに録画が始まります。
▼whereby(ウェアバイ) はこちらから
4.Skype（スカイプ）
ビデオチャットツールとして、とても知名度が高く世界中で利用されています。
WEB会議としても使うことができますので、信頼度の高いSkypeを普段から活用している人が、そのまま使用するケースが多いです。
Skypeの特徴
Microsoftが提供しているツールで、元々はビデオ通話として使われることが多かったという特徴があります。
それに加えて、画面やファイルの共有や、多人数での同時ビデオ通話ができるという機能が入っていますので、それをWEB会議に応用して使うことができます。
高品質の音声と映像で会議ができ、安定性が高いというのが大きなメリットです。
通話品質が非常に優れているため、一般固定電話や携帯電話に発信をすることもできます。
こうしたことから、基本的なコミュニケーションツールとして、リモートワークをするスタッフに導入してもらい、普通の通話、WEB会議などをこれだけで行うといったことも可能です。
WEB会議用のツールとしてSkypeを使う場合の注意点
SkypeをWEB会議ツールとして使うためには、まずアプリをダウンロードして会員登録をしなければならず、他のWEB会議ツールに多く見られる、会員登録をしなくてもゲストが参加できるという気軽さがありません。
そのため、社内でのコミュニケーションツールとして使うのに適しています。
Skypeは基本的に無料で使うことができますが、その場合の同時接続人数は25人までです。
それより多くの人を交えて会議をしたいということであれば、「Skype for Business」という有償版を使用しなければいけません。
このバージョンだと、最大で250人までグループを作ることができます。
広く一般に向けて会議やセミナーを開催するという使い方では他のツールにはかないませんが、社内での利用であれば非常に信頼度が高く使いやすいです。
また、Skypeにはビデオチャットを記録できる機能が備わっています。
画面中の設定ボタンをクリックするとオプションが表示され、「記録の開始」という項目をクリックするとスタートします。
保存した内容は30日間有効で、何回でもローカルフォルダにダウンロードができるので便利です。
▼Skype（スカイプ） はこちらから
5.LINE
連絡用のアプリとして、日本では最もポピュラーなツールです。
基本はメッセージや通話機能ですが、ビデオ通話機能を使うことによってWeb会議ツールとしても利用できます。
LINEをWEB会議に使う
多くの人が、LINEを使ってビデオ通話をしていますが、その機能を使ってWEB会議も可能です。
一対一だけではなく、グループ内でビデオ通話を始めることができるので、簡単で効率的です。
また、ほとんどの人がすでにLINEをスマホに入れていますし、使い方も知っていますので、導入が楽というのが大きなメリットです。
しかも、最大で200人まで参加できますので、規模が大きくなっても活用できます。
ビデオ通話をしている時の画面を分割したり、会議をしながらLINEトークをしたりすることもでき、とても便利です。
また、WEB会議では必須とも言える画面シェアの機能もあるので、プレゼンなどにも活用できます。
LINEを利用する場合の注意点
WEB会議に利用できるとはいえ、元々は一対一もしくは少人数でのコミュニケーションを想定して作られています。
そのため、参加人数が多くなると、通信状況が悪くなることがあります。
また、参加者を表示した画面を探すのが大変ですので、参加者に手を挙げてもらってコメントを求めるなどの使い方には向いていません。
LINEと言うとスマホでのみ使っている人が多いイメージですが、実際にはデスクトップ版もあり、グループでのビデオ通話にも使えます。
ただし、あまりPC版を入れている人は多くないので、在宅ワークで使用したい場合は、事前にPC版を入れてもらう必要があります。
また、個人用のLINEとビジネス用のLINEを使い分けたいという人の場合、一つのスマホに二つのアカウントを入れることはできないので、スマホを別に購入して別アカウントを作成する必要があります。
ちなみに、LINEの導入には電話番号認証が必要ですので、デスクトップ版だけで新しいアカウントを作ることはできず、必ず新しいスマホと新しい携帯電話番号の発行が必要となります。
また、LINEアプリ自体には録画機能はありません。
そのため、スマホの機能を使って録画することになります。
iPhoneでは、一般の設定メニューの中にある「コントロールセンター」で、「画面収録」をオンにすると画面収録をするためのボタンが出てきますので、それをタップして録画を開始します。
OSの種類によっては、別に録画アプリを入れないといけません。
▼LINE はこちらから
6.ChatWork Live（チャットワークライブ）
多くの企業がコミュニケーションツールとして使っているチャットワークにも、ビデオ通話機能がありますので、Web会議に転用することができます。
普段チャットワークを利用しているのであれば、そのままリモートワークに使えるので、とても便利です。
チャットワークライブのビデオ通話機能を使う
WEB会議向けの機能として開発されているわけではありませんので、基本的には1対1でのビデオ通話となります。
ただし、有償バージョンとすることによって、最大で14人までビデオ通話に参加できるようになります。
音声だけの通話であれば、最大で100人まで参加できます。
また、ビデオ通話をしている時には画面共有をすることも可能ですので、チーム内でのプレゼンや情報共有に利用することができます。
もともと14人までの参加しかできませんので、参加者の画面での確認がしやすいのもメリットと言えます。
プロジェクトチームなど、少人数グループの会議に使いやすいツールです。
チャットワークライブ利用のメリットと注意点
チャットワークは、すでに多くの企業で導入されています。
そのため、新たなツールを入れる手間がなく、そのままWEB会議を始められます。
また、普段チャットワークで使っているファイル共有やチャットなどの機能と連携させて、会議中に表示させたりファイルを送信したりできるのも便利な点です。
そのため、すでにチャットワークを入れている企業での使用がおすすめです。
一方で、14人までの利用しかできない、アプリが入っていないと参加できないなどのデメリットがあります。
また、アプリ内にはビデオ通話の録画機能がありませんので、他の画面収録ソフトを使って録画をする必要があります。
▼ChatWork Live（チャットワークライブ） はこちらから
WEB会議ツールの選び方
このように、WEB会議に使えるツールはいくつもあり、それぞれで特徴が異なります。
どのツールを導入するか、選び方のポイントをチェックしてみましょう。
参加する人数と対象
WEB会議に参加するのはどのくらいの人数になるでしょうか？
300人まで参加可能なものもあれば、14人が限界というツールもありまので、開催する規模に合わせて取捨選択をしましょう。
また、招待URLを送るだけで参加できるものもあれば、参加者側もツールのインストールや会員登録が必要なものもあります。
それにより、社内だけで会議を行うか、社外の人も招待できるかも変わってきます。
使える機能
元々1対1の通話をメインとして開発されているものは、単に多人数で会話をするだけということが多いです。
一方で、初めからWeb会議用として開発されているZOOMなどは、発言者への自動フォーカスや、「手を挙げる」などの機能があって、とても便利です。
また、録画機能があるかどうかも重要です。
直接会って話をするのとは違い、WEB会議だと聞き取りが難しいことがあります。
内容を後から確認したいこともありますし、話の中で分からないことがあるけれども、その場で質問できないこともあります。
そんな時には録画機能があると助かります。
また、録画機能があれば、録画したしたものを文字起こしして、その内容を保管しておくこともできます。
その後、文字起こししたものを共有するなどして、内容確認の効率化を図ることも可能です。
導入と参加の気軽さ
導入に当たっては、アプリのインストールや会員登録が必要かどうかも検討要素の一つとなります。
リモートワークを行う社員や、参加する外部の人に導入の手順を説明するのも一つの手間となるからです。
参加が難しいと取引先などの人に敬遠されてしまう可能性もありますので、この点もしっかりと考慮しましょう。
自社のニーズを分析してツールを選定しよう！
一口にWEB会議システムと言っても、機能や使いやすさ、参加できる最大人数など、それぞれにかなりの差があります。
まずは、自社においてどんな形でWEB会議をしたいか、利用者の構成はどんなものか、導入に当たって手間をかけても問題ないかなどを検討することが大事です。
こうした要素をしっかりと分析した上で検討すると、よりニーズに合ったものを選ぶことができます。
リモートワークを効率化するためにとても有用なツールとなりますので、しっかりと考慮して決めましょう。
WITH TEAM文字起こしではWEB会議の録音・録画の文字起こしを承っています
当サービスでは、WEB会議など、動画も低価格（※）で文字起こしを承っております。
※他サービスでは動画の文字起こしだと割増し料金になる場合がありますが、弊社では動画でも割増し料金は一切ございません。
大手企業様からの多数ご依頼もあり、WEB会議の文字起こし経験も豊富となってまいりました。
特に2020年3月以降、Zoom（ズーム）を利用されたWEB会議の文字起こしのご依頼を多くいただいております。
直接顔を見合って行う会議よりも聞き取りにくさやもどかしさ、発言のしにくさ等があり、「今の発言をもう一回聞き直したいけどタイミングが…」ということもあるでしょう。
そのようなことをカバーするためにも、「議事録作成」や「ミーティング内容の把握」として、 弊社の文字起こしをご活用いただければ幸いです。
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