「会議なので文字起こしの必要があるけど自分で録音するは不安」、「会議に集中するために録音機材をセッティングする時間が取れない」、ということもあるのではないでしょうか?

このようなケースで役に立つのが文字起こしの出張サービスです。

リアルタイムで文字起こししてもらう出張サービスとは

文字起こしの出張サービスとは、文字起こし業者のスタッフに会議などの場に同席してもらって、録音の段階から文字起こしの一切をお任せできるサービスです。

文字起こし業者が直接音声を録音し、録音したデータをすぐに書き起こす作業に入るため、通常の文字起こしよりも正確かつ迅速に仕上がります。

依頼する側は、ただ原稿ができあがるのを待つだけという手間いらずのサービスなので、文字起こしを依頼するにも録音のために人員が割けないなどの場合に非常に役立つでしょう。

また、機密性の高いデータのためにインターネットでやり取りするのに不安がある場合でも、出張サービスなら直接やり取りができるので安心です。

文字起こしの出張サービスに期待できる5つのメリット

上の説明だけでも、文字起こしの出張サービスにメリットがあることはおわかりいただけたでしょう。

ここからは、そのメリットをさらに掘り下げて解説します。

1.精度の高い文字起こしが期待できる

文字起こしの精度は音声の録音状況によって決まります。

どんなにベテランのスタッフが作業に当たっても、元の音声データの音質が悪かったり音声がしっかり録音されていなかったりしては、精度の高い文字起こしは期待できません。

その点、文字起こしの出張サービスならその道のプロが録音から行ってくれるため、音声データの質が高く、さらに、実際に会議などの場に同席することでその場でやり取りされる話への理解度もアップし、書き起こしの精度が飛躍的に高まるのです。

大人数の会議でも安心

10名以上の大人数の会議の場合、一人一人の発言を十分な音量と音質で録音しようと思うと、録音機材のセッティングが非常に難しいです。

ある人の声はしっかり録音できても、機材から遠い人の発言が聞き取りづらいということはよくあります。

大人数の会議をしっかり録音しようと思うと、機材も一つでは足りないでしょう。

録音機材が複数必要ですし、それに、均等な音質で録音しようと思ったら机の配置にも気を使わなければなりません。

これらをすべて自らやろうと思ったらかなりの労力が必要です。

その点、文字起こしの出張サービスなら、その場で話を聞きながらの作業となりますため、音源だけで書き起こすよりも原稿の正確度は高くなるでしょう。

2.録音機材を用意する必要がない

文字起こしの出張サービスでは、録音機材も業者のものを使います。

こちらで用意する手間がかからないばかりか、プロ用の機材で録音してくれるため、常に良い状態で録音できるわけです。

3.録音音声の質が保たれる

ここまでの説明で、文字起こしの出張サービスは録音音声の質が良い状態に保たれることがおわかりでしょう。

業者は録音中常に録音状態をチェックしていますので、録り直しのきかない大切な会議やシンポジウムなどのイベントでも安心です。

4.録音ミスなどのリスクがない

自分で録音しようと思うと、うっかりスイッチを入れ忘れたり、録音途中で誤ってスイッチを切ったりなど思わぬミスがあるものです。

また、録音中に電池が切れるというリスクもあります。

万全の状態で臨んだとしても、録り直しできないような大切なイベントになるほど、その最中、ちゃんと録音できているのかと常に気になってしまうでしょう。

そうなっては会議やインタビューにも集中できません。

その点、文字起こしの出張サービスなら、録音のことはすべて業者に任せられるので大切なイベントに集中できます。

多くの業者は複数の機材を使ってバックアップ録音するため、万一の録音ミスの際にも安心です。

5.直接相談できるので柔軟に対応してもらえる

文字起こしの出張サービスは、業者と直接会ってやり取りできるため、状況に応じて柔軟に対応してもらえます。

業者によっては録音と並行して写真撮影も可能です。

会議の報告書や議事録の作成を請け負う業者もあります。

文字起こしの出張サービスを依頼する際の流れ

期待する仕上がりを得るためにも、文字起こしの出張サービスを利用する際の、依頼から納品までの流れを確認しておきましょう。

1.見積もり

見積もりの取り方は業者によって異なりますが、録音日時と場所、録音時間、それに納期を伝えることで、おおまかな料金を見積もってくれるでしょう。

文字起こしのほか、写真撮影や会議の議事録などの付帯サービスを依頼したい場合もこの時伝えておきます。

2.打ち合わせ

すべてのケースで必要になるわけではありませんが、録音当日に先立って直接綿密な打ち合わせができる業者もあります。

電話やメールでは伝えきれない要望がある場合は利用しましょう。

3.会議当日の録音

会議当日は、会議に先立って録音機材のセッティングを行わなければなりません。

そのため、業者には早めに会場入りしてもらうことになります。

会議が始まったら、文字起こし業者のスタッフは、録音しながら発言者や専門的な用語、資料、経過時間などをメモします。

発言者の多い会議の場合、音声だけでは発言者の特定が難しいため、このメモの存在が文字起こしの精度を高めるためになくてはならないものです。

4.文字起こし作業

録音が終わったら、業者はその音声データを持ち帰り、実際の文字起こし作業に入ります。

社外に持ち出したくない内容の場合、自社のパソコン等を使って作業してもらうことができる業者もあります。

5.納品

納品は、通常の文字起こしより早いのが出張サービスの特徴です。

早ければ録音日の当日中、当日ではなくても翌日中には納品してもらえるでしょう。

文字起こしの出張サービスの注意点

最後に、文字起こしの出張サービスを依頼する前に、注意しておきたいことを確認しておきましょう。

出張費用が発生するため通常の文字起こしより料金が高くなる

現場まで出張してもらうわけですから、当然ながら通常の文字起こしより料金は高くなります。

業者によって料金の設定方法は異なりますが、基本料金と録音料金、そして拘束時間によって料金が変動するのが一般的です。

見積もりは1分単位から可能でも、出張の場合、1時間からなどと最低時間が決まっていることが多いです。

またそれに加えて、交通費や、場合によっては宿泊費用も発生します。

納品までの期間によっても料金は変動し、納期まで短いほど料金が高くなるのは通常の文字起こしと同じです。

長時間の会議を出張で文字起こししてもらって、早めに納品してもらおうと思うと、10万円以上かかることも少なくありません。

通常の文字起こしのみの依頼より費用はかなりかかりますが、その分、納品物をそのまま使用できるほど精度の高い良質な仕上がりが期待できるでしょう。

自分で録音して文字起こしだけ依頼する方がよいケース

文字起こしの出張サービスは、精度の高い仕上がりが期待できる一方で、通常よりかなり料金がかかることがわかりました。

ですので、場合によっては、出張サービスではなく、文字起こしのみを依頼する方がよいケースもあります。

たとえば、発言者が一人や、一対一のインタビューの場合などは、自分で録音しても比較的簡単に良い音質で録音できるので費用を安く抑えられます。

また、参加者が大勢いるとしても、講演会などの場合、おもに話すのは一人ですから、その話し手の近くにマイクを設置すれば録音はそれほど難しくありません。

加えて、ホールやホテルなどを会場とする場合、会場にライン録音の設備があることもあるので、それを利用すれば簡単に高音質で録音できます。

これらのケースでは、高額な出張サービスを利用するより、自分で録音して文字起こしのみ依頼する方が費用を大幅に抑えることができるでしょう。

文字起こししやすいように業者への協力が必要

文字起こしの出張サービスを依頼する場合、業者への協力が不可欠です。

最適な方法で録音できるように、業者には録音当日までに会場のレイアウトや参加人数を伝えておく必要があります。

また、録音当日も、業者は準備のために早めに会場入りする必要があるため、会場の使用時間をそれに合わせて取っておかなければなりません。

参加者が着席してからでは機材のセッティングが困難になるため、この点は注意しておきましょう。

同じく、会議終了後に機材の撤収があるため、その時間を見越して会場の使用時間を長めに確保する必要もあります。

あとは、発言者の特定を容易にするために、参加者全員が見渡せる場所に業者用の席を確保しておくことも忘れないようにしてください。