コロナ禍をきっかけにZOOMやTeamsを使ったWeb会議の機会は増えたのではないでしょうか。
一方で、従来のような対面での会議も復活しつつあります。
今回は、そういった会議の議事録作成に役立つ録音方法と文字起こしについてご紹介します。
目次
文字起こししやすい録音方法とは？
Web会議ができるアプリには録画機能がついているものもありますし、対面の会議もボイスレコーダーやスマホアプリを使うことで録音が可能です。
しかし、こういった動画・音声データから必要な情報を探し出すのは非常に時間がかかってしまいますよね。
読み返したい部分だけを短時間で効率よく確認するためには、文字起こしによる議事録が必須です。
しかし、録音状態が悪いと正確に文字起こしできず、不明箇所が多い議事録となってしまいます。
そうならないためにも書き起こしをしやすい音声を用意し、読みやすい議事録を作りましょう。
録音・録画のコツは以下です。
・良いボイスレコーダーを使う
・録音環境をチェックする
・話し方に気を付ける
・話す内容は簡潔にする
詳しくは以下の記事で紹介していますので、併せてご参考くださいね。
↓ ↓ ↓
声を綺麗に録音するための対策とは？レコーダーの置き場所や上手に録るコツ
会議録・議事録作成におすすめの文字起こしとは？
録音・録画ができたら、次は実際に文字起こしを行います。
書き起こしの方法としては、人の手による入力のほか、無料の文字起こしアプリや会議アプリに搭載されている自動文字起こし機能などがあります。
人の手が一番おすすめ
結論から言うと、人の手による文字起こしが最も正確です。
AIが進化している今、自動の文字起こしの精度はかなり良くなってきています。
とはいえ、日本語は文法的にも複雑なため、音声認識による正確な書き起こしはまだ難しいことが多いようです。
特に会議はきれいな録音や文字起こしが難しいジャンルの一つでもあります。
大人数が参加しているため発言が重なっていたり、声が遠い話者がいたり、会議室やホールなどで音の反響があったりすると、文字起こしの難易度は上がります。
そういった場合、音声認識による文字起こしでは正確に書き起こされず、誤った語になってしまったり、飛ばされてしまったりすることも。
いっぽう人の手による文字起こしでは、そういった場合も文脈から判断して正しいと思われる語を当てはめることができます。
また、どうしても聞き取れない箇所は不明瞭の記号を入力することで、あとから他の人がその部分だけ聞き返すということも可能です。
そういった融通の利きやすさが、人の手による文字起こしをおすすめする理由です。
無料アプリはおすすめできない
無料の文字起こしアプリはいろいろありますが、上記の理由から正確な文字起こしは期待しないほうが良いでしょう。
話し方や話す内容に気を付ければある程度自動でのテキスト化はできるかもしれませんが、結局人の手による聞き直しと修正は必要となります。
文字起こしアプリの精度によっては、誤っている部分を消して、入力し直して……という作業が多くなり、一から人力で起こすよりもかえって時間と手間がかかってしまう結果となってしまいます。
それでも試してみたいという方は、以下で自動的に起こしてくれるアプリを紹介していますのでご参考ください。
↓ ↓ ↓
【2023年版】文字起こしを自分でしたい人向け！便利な無料ツール（アプリ）20選
会議アプリの自動文字起こしは参考程度に
会議アプリにも音声認識による自動の文字起こし機能がついている場合があります。
リアルタイムで文字起こししたテキストを表示できるものもあり、便利ですよね。
ただし、こちらも前述のように正確な文字起こしは期待しないほうが良さそうです。
特にリアルタイムで表示される場合、話している間にもテキストの誤入力が気になってしまいますし、正確に入力されるよう話し方を意識してしまうと、話したい内容がそぞろになってしまうかもしれません。
こちらもあくまで参考程度にとどめましょう。
リアルタイムではなく議事録として使用する場合にも、無料アプリ同様、人の手による確認と修正が必要となる点も注意が必要です。
人の手による文字起こしはコストが心配？
議事録作成には人の手による文字起こしが最も適しているとご紹介してきました。
ただ、文字起こしは一見簡単そうに見えるかもしれませんが、実はある程度のスキルが必要です。
「ケバとり」という最もオーソドックスな起こし方の場合、「ええと」「（回答ではない）はい」といったケバと呼ばれる不要な言葉を起こすのか、起こさないのかの判断を一瞬で行いながら書き起こしていきます。
議事録に向いている「簡易整文」という起こし方は、文章理解や構成力も求められます。
また、文字起こしは思っている以上に時間もかかるもの。
10分の音源のテキスト化は10分で行えるわけではありません。
非常に慣れている文字起こしライターで、かつ明瞭な音源でも30～40分、不慣れな方や音源の録音状態によっては100分以上かかることも……。
★オススメ記事：文字起こしは自分でやると時間がかかる？60分の音声にかかる目安時間は？
そういう場合は文字起こしの業者に外注するという方法があります。
WITH TEAM 文字起こしでは、低価格で会議の録音・録画文字起こしを代行しています。
人の手による文字起こしなので安心ですよ。
社内で一から書き起こすことや、自動文字起こしを手動で修正することを考えると、結果的にコストは低く抑えられる可能性が高いです。
さらに、1本ではなく複数本の音源の文字起こしが必要な場合も、外注すれば複数の文字起こしライターが同時進行で作業を進めるため非常に早く原稿が完成するでしょう。
社内で書き起こせる方がいればコストは低く抑えられますが、その分ほかの業務が進まなくなってしまい、かえってコストパフォーマンスが悪いという結果もあり得ます。
時間が長い、本数が多い会議の文字起こしこそ、外注することをおすすめします。
録音からすぐに使える記事・資料作りは音声から記事作成サービスがおすすめ
これまでご紹介した「文字起こし」の場合、起こし方によって多少語句の取捨選択は行うものの、内容を大幅にカットすることはありません。
しかし、内容すべてではなく、より議事録的に重要な部分だけ要約してほしいという場合もありますよね。
そういうときは、WITH TEAM音声・動画データから記事作成がおすすめです。
音声・動画の内容をご希望の文字数に要約するため、より議事録として読み返しやすくなりますよ。
文章テイストも指定できるので、きちっとした議事録から雰囲気を残したままのラフな座談会形式まで、好みに合わせて作成が可能です。
執筆したライターとは別な担当者が校正まで行うため、議事録だけでなく、会議資料やウェブ・誌面などに掲載する記事としてもすぐに使用できるので非常に便利です。
会議の内容全体を漏れなく書き起こしたい場合はWITH TEAM文字起こし、重要なポイントだけを要約したい場合はWITH TEAM音声・動画データから記事作成サービスをぜひご活用ください。
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