会議の録音の仕方で文字起こしが楽になる!

重要や会議の内容を文章にして残しておきたい時、ICレコーダーなどで音声を録音し、それを文字起こしするという流れを取ります。

この時、どのような方法で録音するかによって、かなりの程度文字起こしの精度と作業のしやすさが変わってきますので、録音の仕方には注意を払いましょう。

まず、会議に参加し発言する人の意識というのが重要になります。

ボソボソと話したり、他の人と発言がかぶったりすると、聞き取りがかなり難しくなってしまいます。

そのため、会議の初めにはっきりボリュームを強めに話すこと、一人ずつ発言するようにお願いしましょう。

また、ICレコーダーを使って録音するのであれば、できればマイクを使用しましょう。

マイクで集音することができると、よりクリアに録音できます。

マイクがないとしても、レコーダーはスタンドなどに設置して、机の上に直接置かないようにしましょう。

というのも、机に直置きだと、書類やパソコンを動かす音が強く聞こえてしまい、音声を邪魔してしまうからです。

そして、一度会議を始める前に、試し録音をしてみてクリアに聞こえるかどうかをチェックしましょう。

マイクの位置や十分なボリュームなどを確認することで、よりクリアに録音することができます。

文字起こし代行業者に依頼することのメリットとは?

上記の点に注意して会議を録音すれば、ある程度文字起こしがしやすくなります。

比較的クリアな音源であれば、代行業者にお願いすればほぼ問題なく対応してくれます。

業者へ依頼することで、社員が本来業務に集中して取り組めるというのも大きなメリットとなるでしょう。

外注化は、業務を効率よく回すための一つの手段でもありますね。

議事録の文字起こしを代行業者に依頼する際の流れ

クリアな音質で録音したファイルをパソコンなどにインポートして、ファイル名を付けておきましょう。

また、ファイル形式は一般的なオーディオファイルであるMP3などにしておくと、受け渡しが楽になります。

代行業者を決めたら、そのファイルを送信して納期の打ち合わせなどを行います。

その際には、どのような書き起こしの仕上がりにするかを決めます。

仕上がりには、「素起こし」、「けばとり」、「整文」という方法があって、どの程度まで音声を聞こえる通りに文字にするかということによって変わってきます。

また、受け渡しの際の文書ファイルの形式なども確認しておくと良いでしょう。

もし、会議の内容がかなり専門的で特殊な内容であれば、用語集や会議の概要をまとめて渡しておくと代行業者はかなり楽です。

特に普段使わないような専門用語が多いのであれば、用語集があるとかなり助かりますし、より正確に文字起こしができます。

秘密情報が漏れないようにするために注意すべきこと

重要かつ秘密事項を扱う会議であれば、文字起こし代行業者を慎重に選ぶ必要があります。

その際の基準となるのは、「Pマーク」もしくは「プライバシーマーク」を持っているかということです。

これは書き起こしをする内容についてのセキュリティ対策をしっかりとしている、ということを示す認証制度です。

もっともPマークを取得していないとしても、個々の契約で秘密保持契約を結ぶという制度を設けている代行業者であれば問題ありませんので、きちんと秘密保持について配慮しているところを選ぶことが大事です。

公式サイトなどに、そういった言及がされていない場合でも、確認を行えば契約締結をしてくれるところが多いです。

気になった場合は問い合わせをしてみましょう。