普通に生活を送っていると、裁判になるような問題にぶつかることはほとんどありませんね。

でも、時には自分では望んでもいないのに大きなトラブルが生じたり、きちんと手続きをしたりするために裁判をしないといけない事態が生じることもあります。

裁判で勝つためには、いかにして有利な証拠を提出できるかがカギとなってきて、いろいろな証拠を集める必要が出てきます。

その証拠の一つとして、当事者との会話を録音した音声があります。

この種の証拠は、とても有効なものとなりえますので、その取扱い方を覚えておくと裁判を有利に持って行けます。

どんなことに注意して会話を録音したらいいのか、音声を文字起こしする時のコツなどを知っておくと、より効力の強い証拠になりますよ。

■会話音声を証拠として裁判所に提出する

何らかの問題で裁判になった時、自分の主張の正しさを証明するためには証拠を提出しないといけません。

その証拠として、関係する人の会話を録音しておくことは役に立ちます。

具体的にどんなケースで音声が証拠として使われるのか、裁判所に提出するためにはどのような点に注意すべきかを確認してみましょう。

会話が証拠として利用されることがあるケース

当事者同士のやり取り以外に明白な証拠があまりない場合、文書として証拠を残しておけないケースで会話音声が証拠として提出されることが多いです。

たとえば、企業のカスタマーサービスに明らかに脅迫と見られる電話がかかってきた時、電話応対の内容を録音しておくことで、脅迫があったこと、実際にどんな内容が誰によって語られたかを証明できます。

また、こうした事案は企業だけでなく個人でも起こってしまうことがあります。

相続についての問題を話し合っている時、相続の割合について言った言わないのトラブルになることもありますので、会話を録音しておくことで問題を避けられます。

また、誰かと金銭トラブルが生じないよう、お金の貸し借りを文書にするのを嫌がっているケースなどで、相手の言葉を録音しておくこともできます。

音声証拠があった方が良い理由

当事者の会話を録音しておくことには、いくつかのメリットがあります。

まず、相手が会話の録音があるということを知るだけでも、主張を取りやめたり意見を和らげたりすることがあります。

「そんなことは言っていない。」など、自分の行動を否定していたとしても、明白な証拠が出てくるわけですから、反論できなくなるというわけですね。

また、裁判所に提出することができるという点でもメリットがあります。

裁判所は会話音声を確かな証拠として採用することが多く、実際に当事者の間で起こった出来事を証明したり、合意内容を確かめたりするために確認するからです。

証人尋問などの際にも実際に音声が証拠として使われることも珍しくなく、事実の認定のための強い証拠として認められているのです。

音声は「書証」

裁判において提出される証拠はいくつかの種類に分類されています。

たとえば、関係する人の間で交わした契約書などの書類や、事件現場に落ちていた物品などがあります。

その中で、音声は「書証」と呼ばれる種類の証拠として分類されています。

つまり、文書の一部として音声記録は取り扱われているのです。

こうした事情があって、会話音声を裁判所に提出する場合、音声データとして提出しても、証拠として採用されないことが多いのです。

その内容を文字起こしして、文書化してから証拠として提出するよう求められます。

ちなみに、裁判用の文字起こしは「反訳」と呼ばれることが多いです。

また、警察や弁護士などに録音したものを持ち込んでも、「一度文字起こしをしてから見せてほしい。」と言われるケースがほとんどです。

音声のままだと確認するのに時間がかかりますし、聞き取りづらく何回もチェックをしないといけないからです。

こうしたことから、裁判のために使うという目的がある場合、あらかじめ音声は文字起こしをしておく必要があるのです。

裁判所提出用文字起こしのポイント

文字起こしは、動画のテロップ用や講演の資料化など、いろいろな場面で用いられ、それぞれに適した体裁というものがあります。

裁判所提出用の文字起こし、「反訳」は定められた型があるわけではありませんが、その目的を考えると、いくつかのポイントを押さえておいた方が、裁判官からの印象が良くなります。

まず、できるだけ会話の状況をつかみやすくするために「素起こし」、つまり会話の内容を要約したり言い換えたりすることなく、そのまま文字にするという方法が適しています。

また、時系列で会話を記載していくために、それぞれの発言をタイムコードごとに記していくこともポイントです。

さらに、誰が話しているかを明確にするために、発言内容の前に話者を明記します。

このように、誰がどんな状況で話していたのかを、第三者が見て明確にイメージ、理解できるようにすることが、裁判向けの文字起こしで注意すべき点となります。

■裁判所提出用の会話を取るためのコツ

正確さが求められる裁判向けの文字起こしを作るには、会話を録音する時から気を付ける必要があります。

録音をする時には、証拠として提出するために会話をするということを意識して、音声データを聴いて理解しやすいような録り方をすることが大事です。

そのためには、いくつかのポイントがあります。

良い録音機を選ぶ

音声を十分なボリュームで拾って、クリアな音声のまま録音するためには、良い機器を使うことが肝心です。

高性能のICレコーダーが最もこうした目的には適っていて、はっきりとそこにいる人たちの会話を録音することができます。

★オススメ記事文字起こし会社が選ぶ、インタビュー録音におすすめなICボイスレコーダー10選!

録音する環境を選ぶ

もちろん、状況によって環境を選べないこともありますが、できる限り音声をクリアに録音できる環境を選ぶようにしましょう

理想的なのは、周りの雑音が聞こえない静かな部屋の中ですね。

ここまでの環境で録音するのは無理だとしても、少なくても走行中の車の中や、周りの音や風切り音が入りやすい野外は避けた方が良いです。

また、相手と話しやすい場所ではあるものの、喫茶店も会話の録音には適した場所ではありません。

近くにいる人の声が入ってしまって、当人同士の会話なのか、関係のない人の声なのかの判別がしづらくなってしまうことが多いからです。

そして、ICレコーダーとの距離にも気を付けましょう。

できるだけ相手との距離を短くすると共に、レコーダーが相手の口元に向くようにします。

もちろん、相手には気づかれないように録音したいということもあるので、かなり近いところに置くのが難しい状況になるかもしれません。

しかし、少なくてもマイクの部分が何かで覆われていないことや、できるだけ近くに置くことを意識しましょう。

話し方にも注意

録音する時には、意識してゆっくりと話すようにします。

また、はやる気持ちがあるのは理解できますが、心を落ち着かせて、あまり感情的にならないような話し方をするようにも心がけましょう。

冷静な話し方の方が、声がクリアになって聞き取りやすいからです。

また、相手と会話がかぶらないように、必ず相手が話し終わってから話し始める、自分がしゃべっている時に相手が話し始めたら、自分が話すのを止めるといったことも意識します。

文字起こしをする際に、複数の声が重なってしまうとかなり聞き取りづらくなり判別できませんし、表記も難しくなるからです。

■文字起こしを依頼する時のコツ

上手に会話を録音できたら、それを文字起こし代行会社に依頼することになります。

その依頼の仕方にもコツがありますので、覚えておくと良いでしょう。

あらかじめ裁判用ということを伝えておくのも一つの手で、文書の形式などをそれに合わせてくれます。

その上で、以下のような点も伝えましょう。

編集などはしない

反訳は第三者として客観的な視点で作られるべきです。

というのも、裁判の証拠というのは主観的な見方を入れずに、誰が見ても納得できるような客観的なものでないといけないからです。

そのため、音声の内容の書き換えやカットはせず、話されている内容そのままで文字起こしをするように依頼します。

こうした編集があると分かると、裁判官の印象が悪くなりますし、下手すると反訳が証拠として通用しなくなってしまう可能性もあります。

★オススメ記事:「文字起こし」と「反訳」の違いとは?意味や読み方は?

話者表記

裁判官は、音声の文字起こしを見ても、実際にその場にいたわけではないので、誰が話しているかという流れをつかむことができません。

そこで、それぞれの発言の前に、必ず話者、つまり誰が話したかを記載してもらうようにします。

それぞれの発言者の名前でも良いですし、A、B、Cなどにして、その説明を別にしておくという方法もあります。

あらかじめ発言者の情報を伝えておく

依頼の際に、裁判所提出用ということと共に、音声の中に出てくるそれぞれの発言者の立ち位置や情報などを伝えておくと、作業がスムーズかつ正確になります。

依頼者に反対する立場にある人物などの情報があれば、その内容を理解しやすくなります。

また、単純に発言者の性別や年齢などを伝えることによって、誰が話しているのかの区別が付きやすくなり、作業が楽になります。

特に発言者が複数いる場合は、誰が話しているかの判別が付きづらくなりますので、リストにしてそれぞれの情報を提出すると良いでしょう。

他にも会話に出てくる固有名詞を伝えるのも、より正確に文字起こしをしてもらえるコツです。

校正付き

裁判所提出用の証拠として文字起こしをするわけですから、正確であるということは非常に重要な条件となります。

そのため、校正を含めた文字起こしという形で依頼しましょう。

もちろん、文字起こし作業をする人もプロですから、ミスが入らないように最大限の努力をします。

しかし、音声が不明瞭になっているなどの理由で、ミスが生じてしまう可能性があります。

そこで、校正というさらなるステップを入れることで、複数人でチェックし正誤性を高めることができるのです。

秘密保持契約の締結

企業の内情に関わる音声を文字起こしする場合や、身内同士の金銭トラブルなど他人に知られたくない音声を依頼する時、情報の漏洩には気を遣うものですよね。

もちろん、文字起こしを行う会社は個人情報の管理を徹底していますが、さらなる安心感を得るために、秘密保持契約を結ぶという手もあります。

必要な部分だけを依頼する

裁判に使う音声データは、すべての部分が必要というわけではなく、他愛もない会話が含まれていることも多いものです。

そのため、証拠として使える部分だけを残して、後の音声は削除してから業者に渡すと良いでしょう。

もしくは、「データのうち、○○分から○○分の時間分だけを文字起こししてほしい。」と依頼することもできます。

こうすることで、必要な分だけ文字に起こして料金を安く抑えられます。

素起こしの形で依頼する

一口に文字起こしと言っても、その仕上がりの形によっていくつかの種類があります。

「えー、」とか「まあ、」といった、話しの内容に関わりのない言葉を削除したものや、おかしな文法などを修正したり余計な言葉をカットして要約したりしたものなどがあります。

しかし、裁判所提出用の文字起こしでは、編集はしない方が証拠としての効力が強くなりますので、すべての言葉をそのまま起こしてもらうようにします。

これを「素起こし」と呼びます。

文字起こし代行業者に「素起こし」と言えば、すぐに理解してもらえますので、この形式で依頼するのをおすすめします。

★オススメ記事:「ケバ取り」「素起こし」「整文」の違いとは?文字起こし方法の基本的な3種類を解説!

■裁判所提出用の文字起こしの実績がある業者に依頼しよう

このように、講演や動画テロップなど、一般的な文字起こしと、裁判向けの文字起こしとは求められる仕様が違うことが分かりますね。

そのため、裁判向けの文字起こしの実績が豊富なプロに依頼するのが一番正確で安心です。

WITH TEAM 文字起こし」では、裁判向けの文字起こしの経験が豊富で、確実な証拠を提出できる手助けができます。

ライターと校正者の2名体制で、しっかりダブルチェックできる「高品質プラン」を用意していますので、正確な素起こしでの文字起こしが可能です。

また、情報漏えいを心配される方でも安心の秘密保持契約も結ぶことができます。

こうした安心できる質の高いサービスを利用して、裁判を有利に進められる材料を手にしましょう。

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