文字起こしとは、インタビュー、対談、講演、会議、座談会など、さまざまな場面で録音された内容を、適切にテキスト化することを言います。

「書き起こし」「音声起こし」「テープ起こし」などとも言いますが、すべて同様の意味です。

インタビュー音源を『自分で上手く文字起こしする為の重要なコツ』や時間・費用の効率化をするために 『業者に外注する場合に失敗しないための注意点』 とはどんなものなのかご紹介します。

出来上がりを左右する『インタビュー文字起こしの3つコツ』をご紹介!

自分でインタビュー音源を文字起こしする場合でも業者に代行してもらう場合でもこの「3つのコツ」が非常に大切になります。

納得のいく原稿を作成するためには、音源を録音するときから注意すべきこともあるので、インタビューを行う前からぜひ対策してください。

ちょっとしたことに注意するだけで、原稿の出来が大きく変動します。

文字起こし原稿を作成する為の“コツ”

  • インタビューの音声データはなるべくクリアに録音
  • インタビュアー・インタビュー相手共にできるだけ”ハキハキ”喋る
  • 可能であれば”動画”で撮影

1.インタビューの音声データはなるべくクリアに録音する

クリアな音声になるほど正確に書き起こしできます。

多少録音状態が悪くても書き起こしはできますが、言葉が聞き取れず不明箇所が増えますし、自分で書き起こす場合には何度も音源を聞き直す必要が出てしまう為、非常に時間がかかってしまいます。

また、文字起こし業者に依頼する場合には、追加料金が必要となることもあります。

なるべくクリアに録音できるように、インタビューは雑音の少ない静かな環境で行いましょう。

レコーダーの置き場所にも注意が必要です。

扇風機やエアコンの風が当たる場所に置くと、余計なノイズを拾ってしまいます。

また、インタビューの最中にレコーダーの向きが変わると、途中から音声を拾っていなかったということにもなってしまいます。

インタビューの前に録音状態をチェックし、ベストポジションを決めてからは、本番中はレコーダーも話者もなるべく動かさないようにしましょう。

2. インタビュアー・インタビュー相手共にできるだけ”ハキハキ”喋る

上記のこととも関係しますが、話者の話し方によっても録音状態は大きく変化します。

聞き取りやすいように明瞭にハキハキ話すことが大切です。

インタビュー相手に一語一語はっきり丁寧に話してくれと頼むのは難しい場合もありますが、録音するということは事前に相手の了解を得ているわけですから、多少は相手にも意識してもらいましょう。

3. 可能であれば”動画”で撮影

音声のみのファイルよりも、動画で明確に話者がわかると、圧倒的に文字起こしの精度は上がります。

複数名で行うインタビューだったとしても、どの声が誰なのかを音だけで判断するより、動画だと間違いがありません。

また、口の動きなどを見れば、音だけではわからない発言も聞き取れることがあります。

インタビューの文字起こしを業者に依頼する際に失敗しないためのコツ

「料金や納品方法も希望通りお願いできたけど、肝心の書き起こし原稿がイマイチ!」なんてことにならないよう、依頼するときのコツを覚えておきましょう。

業者に依頼する際の“コツ”

  • インタビューの音声データはなるべくクリアに録音
  • インタビュアー・インタビュー相手共にできるだけ”ハキハキ”喋る
  • 可能であれば”動画”で撮影
  • 不要な部分は音声データから事前に削除しておく
  • 音声データの概要や関連資料も渡しておく
  • 不明部分の取り扱いを明確にしておく

1.インタビューの音声データはなるべくクリアに録音

2.インタビュアー・インタビュー相手共にできるだけ”ハキハキ”喋る

3.可能であれば”動画”で撮影

に関しては、上記でお伝えした“コツ”と同様で、文字起こし業者が作成する場合でも、原稿の精度を高める上では大切なポイントとなります。

4.不要な部分は音声データから事前に削除しておく

文字起こし業者に送信する前に、録音データから不要な部分を削除しておきましょう。

通常、インタビューではいきなり本題ということは少なく、たいていの場合、世間話などから入ることが多いです。

そのため、録音を始めて最初の数分は、文字起こしの必要がない場合もあるでしょう。

具体的な指示なく依頼すると、そういう不要な部分まで文字起こしの対象となってしまい、余計な費用が発生してしまいます。

出費を抑えるためにも、あらかじめ不要な部分を削除しておくか、もしくは「0:05:30から1:00:50まで」というふうに、文字起こしてほしい対象の部分を具体的に指定しておくとよいでしょう。

5.音声データの概要や関連資料も渡しておく

前述したことと重複しますが、録音データだけを渡すのではなく、その概要やそれに関連する資料も依頼時に一緒に渡しておきましょう。

どんな内容かわからずに作業を始めるよりも、あらかじめ何について話されているのか了解したうえで作業を進める方が精度が高くなるからです。

インタビュー内容が専門的な場合は用語集を作成しておく

文字起こしの専門業者でも、実際に作業を担当する人がその音声データの内容の専門家というわけではありません。

専門の文字起こしライターであっても、わかりにくい部分は音声を何度も聞き返して、固有名詞や専門用語などを調べながら時間をかけて原稿を完成させていくのです。

ですので、専門性の高い内容の場合は、一般の人にはわかりにくいという思われる固有名詞や専門用語などを用語集にまとめておき、それを音声データと一緒に渡しておくと親切です。

それほど詳細なものでなくてもかまいません。基本的な用語をメモ程度にまとめておくだけでも精度が変わってきます。

6.不明部分の取り扱いを明確にしておく

どんなにベテランの文字起こしライターでも、実際に作業を進めていくうえで不明部分は出てくることがあります。

そんな時のために、不明部分をどう取り扱うかを事前に業者と打ち合わせて明確に決めておきましょう。

通常、不明部分は「●●」や「■■」などのマークに置き換えられますが、何の取り決めもしていないと、ただそのマークだけがあるだけということになってしまうこともあります。

それでは、後から音声を聞き直す時に該当箇所がどこかすぐにわかりません。

不明部分にはタイムコードを挿入するよう指示しておきましょう。

多くの文字起こし業者では、特に指示しなくても上記のような丁寧な処理をしてくれるものですが、すべての業者がそうとは限りません。

サイトに完成サンプルなどを掲載している業者だと、不明箇所の取り扱いについても把握しやすいのでおすすめです。

最初の選定の段階で業者のサイトにはよく目を通しておきましょう。

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インタビュー音声を文字起こし業者に外注するメリット

文字起こしは自力でも可能ですが、文字起こしの専門業者に依頼することにはさまざまなメリットがあります。

業者に依頼するメリット・デメリット

<デメリット>

  • 外注の費用が掛かる

<メリット>

  • 手間と時間が大幅に削減できる
  • 音声の可視化により短時間でインタビュー内容の把握が可能
  • 専門性の高い分野も可能

手間と時間が大幅に削減できる

聞いたままを文字にしていくだけなら簡単にできると思いがちですが、実際にインタビュー音声を文字に起こそうとしてみると、非常に手間と時間がかかる作業だということがわかります。

不明瞭な箇所や意味のわからない箇所は、何度も音声データを聞き返しながらまとめていかなければなりません。

そのため、書き起こしにかかる時間は、元の音声データを時間の数倍(一般的には4~10倍)にもなります。

文字起こしの専門業者に依頼することで、その手間と時間を大幅に削減できるのです。

自分で文字起こしする場合

上で説明したように、文字起こしの作業には元の音声データの何倍もの時間がかかります。文字起こしの専門家でも時間がかかる作業ですから、それを自分でやるとなるとさらに時間がかかる可能性が高いです。

たとえば、1時間の音声データを文字に起こそうと思うと、一般の人なら10時間以上かかったということもあります

ですので、WEBサイトや紙面などにインタビュー内容を掲載する場合、社員自らが本業のかたわら文字起こしをやるとなると、文字起こしの作業だけで業務時間のほとんどを使ってしまい、本業が滞ってしまいかねません。

そのため、本来のスケジュール通りに業務が進まず、インタビュー記事の掲載が遅れることはよくあることです。

その点、文字起こし業者に依頼することで、社員は本業に集中でき、スケジュール通りに効率良く業務が進められるようになります。

音声の可視化により短時間でインタビュー内容の把握が可能

音声データをテキスト化することでインタビュー内容を把握することが容易になるため、業者に依頼するメリットはあります。

専門性の高い内容や複雑な内容の話だと、理解するために何度も聞き返さなければならないことがありますし、長時間のインタビュー音声から必要な箇所を探し出す場合も、該当箇所まで音声を最初から聞き返さなければならないため、時間がかかる一方です。

そんな時にインタビューの内容を文章化した原稿が手元にあれば、内容の把握や確認が容易になり、作業効率のアップにつながります。

専門性の高い分野も可能

文字起こしとは、単に文字をタイピングするだけでなく、内容の聞き取りに時間がかかる作業です。

そのため、一聴しただけでは理解できないような専門性の高い内容だと、その専門外の人が文字起こしをしようとする場合、何を言っているか理解するだけでも膨大な時間を必要とします。

そういう専門性の高い分野は、文字起こしの専門業者に依頼しましょう。

専門的なインタビューは得意な人が文字起こしすることで正確さがアップ

文字起こし業者には、さまざまな業種の専門性に通じたスタッフが在籍しています。

そのため、医療や科学技術、製造など、一般の人では理解し難い専門用語が頻出するインタビューでも、正確に文章化できるのです。

ふだん馴染みのない言葉を正確に文字化するのは相当難しい作業です。

それを自力でやろうとなると、時間がかかるだけでなく、間違いも起こりやすくなります。

正確性が肝になる専門的な内容ほど、文字起こしの専門業者に依頼するとよいでしょう。

日本語以外の文字起こしも可能な業者も

文字起こし業者によっては、外国語の書き起こしにも対応しています。

業者によって対応言語は異なりますが、英語、中国語、韓国語、フランス語、ドイツ語、スペイン語など代表的な外国語は文字起こし可能です。

料金は日本語より割高になりますが、外国語の書き起こしができる人はそうそういないため、専門業者に依頼するのが時間対費用を考えるとやはりお願いするのがベストでしょう。

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インタビューを文字起こし業者に外注する時の流れとポイント

文字起こしの概要を理解したら、次は実際の依頼です。

文字起こし業者にインタビュー音声を依頼する際の流れは、それぞれの企業により異なりますが、基本的には「音声」と「企業が必須としている仕様」の提出が必要です。

1.気になった業者に見積もりを依頼

まずはインターネットで検索して、文字起こし業者をいくつかピックアップしてみましょう。

業者のサイトを見て気になるところがあったら、見積もりを依頼します。その際、インタビュー音声の時間や内容を伝えることで、具体的な見積もりが出やすくなります。

また、企業によっては問い合わせをしなくとも、サイト上で音源時間や納期を入力するだけで概算の見積額を出してくれるところもあります。

ポイント:レスポンスの早さは要チェック!

格安の文字起こし業者もありますが、大切なのはレスポンスの早さです。

依頼から納品まで一般的にネット上でのやりとりになりますが、業者によっては音声データを送信したにもかかわらず、それを受け取ったという連絡が来るまで1日以上かかることもあるようです。業務機密にも関わる内容の場合、そのような悠長な対応ではのちのちの手続きにも不安が残ります。

レスポンスが早い業者ほど、文字起こしの正確性も期待できますし、納期も厳密に守ってくれる傾向があります。

見積もりを依頼してから返答があるまでに、休業日でもないのに数日もかかるような業者は避けた方が無難でしょう。

2.費用・スピード・クオリティを比較して業者を選定

いくつかの業者から見積もりを取ったら、次にその内容を比較して依頼する業者を選定します。

料金、納品までのスピード、レスポンス内容など基によく吟味しましょう。実際にどのように仕上がるかは納品されてみなければわからないことが多いですが、自社のサイトに完成品のサンプルを掲載している業者もありますので、仕上がりの大まかなクオリティは把握できます。

また、取引実績などを明記している企業であれば、そこも要チェックです。

大手企業との取引実績があるのであれば、安心して依頼ができるのではないでしょうか。

3.依頼から制作

依頼する文字起こし業者と正式に決めたら、メールやファイル転送サービスで音声データと資料を送付します。

業者によっては直接来社してUSBなどで手渡すことも可能です。預けたデータは、業者がその内容や録音時間をチェックしてから具体的な料金と納期を決定します。

料金と納期の連絡があり、それに了承したら、実際の書き起こし作業が始まります。

通常、ディレクターが指示書を作成して、それに従って専門の文字起こしライターが作業を行います。作業終了後は別のスタッフによる校閲です。

こうした作業を経て原稿が完成したら、メールやファイル送信サービスで納品されるという流れとなっています。

ポイント:依頼テーマ詳細や補足資料があれば提出しよう

インタビュー音声の内容は依頼時にできるだけ詳しく伝えたほうが、書き起こし側としてはやりやすいです。

インタビューの概要やその内容の理解を助ける資料がある方が、書き起こした時の精度が高くなります。

特に、専門性の高い内容ほど必須です。

どんな内容かわからないまま文字起こしするのは非常に手間がかかりますし、正確性にも問題が出てきます。

納品後に修正を依頼する手間を考えると、依頼の段階で詳細な資料を用意しておくべきでしょう。

4.納品

多くの業者では、ワードやテキストファイルなどでメール添付、もしくはファイル転送サービスで納品しています。

業者によっては、プリントアウトして紙媒体での納品も可能です。さらに、書式の種類やテキストの色などを指定できる業者もあります。

納品形式は発注時に希望を伝えておきましょう。

自分の希望通りのファイルで納品されるかどうかは、その後の作業を行うにあたって意外と重要です。

ポイント:一括納品・分割納品の確認しておこう

文字起こしの納品には2つの方法があります。

1つは依頼した案件の全部を一括で納品してくれる方法で、もう1つが完成した順番に分割で納品するという方法です。

多くの業者では一括納品を採用しています。音声データが複数ある場合も一括での納品です。

業者によっては、複数のライターで作業を行い、完成した順に分割して納品してくれるところもあります。

バラバラにファイルが送られてくると、納品後「あのファイルはどこだっけ?」となる可能性もあります。

管理が乱雑になることを防ぎたい場合は、一括納品を希望すると良いでしょう。

一方、分割納品は品質よりもスピードを重視する時におすすめです。

出来上がったものから随時納品されるため、急いで進めたい案件の場合は、分納希望を依頼してみましょう。

ただし、業者によっては0秒~順番に送られてくるとは限りません。中間部分が最初に納品され、次に冒頭、次に最後……というふうにバラバラに送られてくる可能性もあります。

音源時間通りに分納してほしい場合は、事前に伝えておく必要があります。

5.支払い

企業対企業のお取引の場合、例外はあるものの、多くの業者では後払いです。

一方、個人からの依頼の場合、初回利用は前金となることもあります。

問い合わせの段階で確認しておきましょう。

ポイント:不安なときは秘密保持契約を

文字起こしする原稿は、会社内部のことやプライベートなものなど様々です。

もし、音声の管理方法について不安があったり、初めて依頼する企業だという場合は、秘密保持契約をしてもらえるかの確認をとってみましょう。

お願いすれば、基本的に対応をしてくれるはずです。

もし秘密保持契約をしてくれない業者がいたとしたら、避けることをおすすめします。

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文字起こし料金の違いと費用の目安

文字起こしの料金は業者によってさまざまです。

多くの業者が音声の時間によって料金を定めています。

ですが、それ以外にも料金を決定する要素があるため、文字起こしの料金の決まり方と目安を詳しく見ていきましょう。

1.音声データの録音時間

文字起こしの料金は、基本的に「1分いくら」という形で設定されます。

文字起こし業者によってもちろん料金に違いはありますが、1分200円前後が相場とされています。

ただし、依頼可能な音声の長さに制限があることもあるので注意が必要です。

たとえば、5時間ものロングインタビューの書き起こしを深夜に依頼して、翌日の朝までに納品してほしいといっても、それは物理的に難しいことがおわかりでしょう。

文字起こし業者の料金プランに音声データの長さについて記載がない場合は、問い合わせてみてください。

多くの業者は可能な限り対応してくれるはずですが、別料金になることもあります。

2.専門性の高さ

音声の内容によっても料金は変化します。

たとえば、医療関係や法律関係のような専門性の非常に高い内容の場合、通常料金の2~3割増しなるのが一般的です。

そのほか、最先端のIT関係のインタビューなど、会話の内容が一般の人にとって聞き慣れないカタカナばかりとなるような内容でも、割増料金となる可能性が高いです。

専門性が高くなるほどそれを理解できる人が限られるうえに、調査のために通常より多くの余計な時間がかかるため、ほとんどの業者が内容を確認してから料金を決定しています。

3.納期までの時間的余裕

ほとんどの文字起こし業者で納期の長さによって料金を区別しています。

明日中に納品してもらいたいなど、納期が特に短い場合、特急プランとして通常より数千円の上乗せ(または通常単価×●倍など)の料金となるなることが多いです。

逆に、納期に余裕がある場合、通常料金より割安で引き受けてくれる業者も中にはあります。

どの業者であっても納期まで余裕がないほど高くなるものです。

なるべく安く抑えたいのであれば、納期まで余裕を持って依頼しましょう。

4.インタビュー音源でありがちなオプション料金となるケース

インタビュー音声の場合、その内容によってオプション料金となるケースがあります。

4-1.話者が3人以上

話者が多くなるほど書き起こしの作業は負担が大きくなります。

話者1人の講演会や2人の対談では負担はそれほど大きくありませんが、3人以上の討論会となると、話者の聞き分けや発言の重なり部分の理解に時間がかかるものです。

そのため、一般的に話者が3人以上の音声は追加料金の対象です。

なお、5人以上など話者の人数が多くなりすぎると、話者表記対応不可になってしまう業者もあります。

発言する人数が多い音声を依頼する際は、事前に業者に問い合わせてみてください。

4-2.相槌・沈黙・発言の重なり部分まで正確に起こす場合

冒頭でも説明したように、素起こしは会話のケバや相槌なども含め、すべてを逐語的に文字に起こしていく方法です。

イメージでは、ケバ取りよりも素起こしの方が、そのまま文字に起こしていくだけなので簡単そうに思うかもしれません。

しかし、相槌、沈黙、言葉の重なりなどまで忠実に再現するのは、聞き取りが難しい箇所が増えるためかなり負担の大きな作業になります。

そのため、それらも正確に文字に起こすとなるとオプション料金となることが多いのです。

4-3.細かいタイムコードの挿入

タイムコードとは、音声データの時間経過を記録した印のことです。

多くの業者では、5分ごとや10分ごとのタイムコードは無料で対応しています。

それ以上に細いタイムコードを挿入するとなると、オプション料金の対象になることが多いです。

たとえば、1分ごとにタイムコードを挿入するといった場合です。

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