文字起こしに関係する法律について｜著作権・個人情報保護法・契約のポイントを解説

文字起こしは、会議や取材、講演などの記録を正確に残すために欠かせない作業です。しかし、その過程では発言者の権利や個人情報、契約上の取り決めなど、さまざまな法律が絡んできます。法律を理解せずに作業を進めると、意図せず違法行為に当たることもあるので注意が必要です。

この記事では、文字起こしを行ううえで押さえておきたい法律の基本と、実務で注意すべき具体的なポイントを解説します。

文字起こしで押さえておきたい法律の基本

文字起こしの作業には、著作権法や個人情報保護法など複数の法令が関係しています。まずはそれぞれの考え方を理解し、どのような場面で問題が生じやすいのかを確認しておきましょう。

著作権や個人情報など基本の考え方

音声や映像には、発言者の言葉や発表資料など、著作物として保護される要素が含まれる場合があります。

録音や録画を文字に起こす際、その内容を第三者に提供したり、Webに公開したりすると、著作権侵害にあたることがあります。また、発言の中に氏名・住所・所属などの個人情報が含まれていれば、個人情報保護法の対象です。

必要に応じて、事前に発言者本人に利用目的を説明し、同意を得ることが求められます。

文字起こしで起きやすいトラブル

文字起こしでよくあるトラブルとして、許可を得ずに社外資料に転用したり、会議音声を外部へ送信したりするケースが挙げられます。また、社内共有の範囲を超えてデータを扱うと、個人情報の漏洩につながることもあるので注意が必要です。

もしこうしたケースに該当すると、たとえ悪意がなくても法的責任を問われる可能性があります。そのため、作業前に関係者の範囲と利用目的を明示しておくことが大切です。

著作権法で気をつけたいポイント

文字起こしで特に注意すべきなのが著作権法です。録音や動画の取り扱い方、引用や私的利用の範囲など、状況によって判断が分かれることがあります。

録音や動画を文字にするときの考え方

講演会や研修、セミナーの録音を文字にする場合、話者の発言が「創作的な表現」として著作物にあたる場合には、著作権者（発言者）の許諾が必要です。録音した音声をそのまま書き起こし、無断で配布・掲載する行為は、著作権の複製権や公衆送信権の侵害となるおそれがあります。

一方、事実の報告や業務連絡のように創作性のない発言は著作物にあたりません。ただし、個人情報や社外秘を含む場合は別の法的配慮が必要です。

いずれにせよ、業務目的で録音を利用する場合、社内共有のような限定的な利用か社外に公開するかによって、必要な許諾の有無やリスクが異なります。あらかじめ利用範囲を明確にしておくことが重要です。

引用や私的利用のOK／NGライン

著作権法では、引用の目的や分量、出典の明示など一定の条件を満たせば、著作権者の許諾なく利用できる場合があります。ただし、その範囲を超えると侵害とみなされるので注意が必要です。

たとえば、他人の発言を記事全体の中心として掲載した場合は「引用」ではなく「転載」にあたります。研究・教育など個人目的の範囲であれば私的利用として認められますが、組織的な業務で共有する場合は対象外です。

会議・講演など第三者の発言を扱う場合は？

複数人が参加する会議やシンポジウムでは、発言者全員の権利を尊重する必要があります。録音・録画を行う際は、事前に録音・録画を行うことと、それを活用することについて同意を得ておくことが不可欠です。

講演など外部登壇者を含む場合、発言を二次利用する際には契約書で使用範囲を明記しておくとトラブルを防げます。

会議やセミナーの文字起こし、社内共有はOK？

社内業務での文字起こしは、一般に限定された範囲で行われるため大きな問題は起こりにくいです。とはいえ、個人情報や機密データが含まれる場合には、慎重な対応が求められます。

どんなデータが個人情報にあたるのか

氏名や所属だけでなく、音声中の発言内容から特定の人物が識別できる場合も個人情報に該当します。

匿名化しても、文脈によって人物が特定できるような情報が残れば、法の保護対象です。文字起こしの前に不要な情報を削除し、必要な範囲に限定して取り扱うのが望ましいでしょう。

委託や共同利用で求められる対応は？

外部の文字起こし業者に委託する場合は、個人情報の取り扱いについて契約書で明確に定める必要があります。業務委託契約の中で、再委託の可否、データの保存方法、削除のタイミングなどを具体的に記載し、委託元が適切に管理できる体制を整えることが必要です。

共同研究や複数部署での共有時も、アクセス権限の管理を徹底しましょう。

保管期間や削除ルールの徹底

文字起こしで扱うデータは、目的を達した時点で削除することが基本です。長期保管が必要な場合でも、保管期間をあらかじめ定め、定期的に確認・消去する運用を整えておきましょう。

クラウドストレージに保存する場合は、第三者のアクセス制限や暗号化の有無も確認しておくべき項目です。

外部への業務委託で失敗しないためには？

文字起こしを専門業者に依頼すれば効率化が図れます。しかし、契約内容が不十分だと、責任の所在が不明確になり、情報漏洩のリスクにつながります。委託時の基本的な確認項目を押さえておきましょう。

発注側・受託側の責任範囲を確認する

業務委託では、発注側がデータを提供し、受託側がそれを処理する形になります。どちらにどの責任があるかを明確にしなければ、問題発生時にトラブルは避けられません。

たとえば、納品後にデータが流出した場合、原因が発注側か受託側かで法的責任が異なります。契約書で範囲を明確化し、双方が合意したうえで進めることが不可欠です。

秘密保持契約（NDA）に盛り込むべき3つの項目

NDA（Non-Disclosure Agreement：秘密保持契約）とは、業務で知り得た情報を第三者に漏らさないよう、発注側と受託側の間で取り決める契約のことです。文字起こしのように、企業の会議・取材・研究データなど機密性の高い情報を扱う場合には、この契約が欠かせません。

NDAを締結する際は、次の3つの項目を必ず確認しておきましょう。

加えて、リスクを最小化するために、

・データ削除の義務

・第三者提供の禁止

といった条項もあわせて盛り込んでおくと安心です。

契約書で確認すべき責任範囲のチェックポイント

契約書には、納品物の品質基準や納期、修正対応の条件など、実務に直結する項目を明記します。加えて、災害や通信障害など不可抗力時の対応を含めておくと、予期せぬトラブルにも対応可能です。

契約締結後も、定期的に業務体制やセキュリティ基準を確認し、実務との齟齬が生じないよう管理を続けることが大切です。

安全な文字起こしサービスの選び方

文字起こしサービスを選ぶ際は、価格や納期だけでなく、法令遵守や情報保護体制を重視する必要があります。

法令への対応をチェック

公式サイトや利用規約に、著作権法・個人情報保護法などの法令への対応方針が記載されているかを確認しましょう。法的根拠にもとづく運用ルールを明示している事業者は、透明性が高く、トラブル対応にも強い傾向があります。

ISMSやプライバシーマークの確認

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークの取得は、第三者による安全性の証明です。こうした認証を受けている事業者は、情報管理体制が整っており、委託時のリスクを大幅に減らすことができます。

社内での承認フローを設ける場合も、これらの認証があると説明しやすいでしょう。

法的リスクを最小化したWITH TEAMの取り組み

WITH TEAMでは、ISMS認証の取得に加え、すべての作業者に秘密保持契約を締結させ、データ削除ルールを徹底しています。また、納品後の音声データは原則1か月以内に削除し、希望に応じて即時削除にも対応しています。

WITH TEAMが公共機関から民間企業まで、機密情報を扱う多くのお客様に選ばれてきたのは、安全対策だけでなく、運用の透明性にも徹底しているからです。信頼できる文字起こしパートナーをお探しの方は、ぜひ一度ご相談ください。