Teams会議音声の文字起こし方法は？録画データとの併用のメリットやテキストデータのダウンロード方法も解説！

Microsoft Teamsは、ビジネスユースのコミュニケーションツールとして、多くの企業で用いられています。日常的なチャットやファイル共有、スケジュール通知などで、効率的な機能を持っている総合的なツールです。

Teamsには会議ツールも備わっていて、多数の参加者と共に、会議やセミナーを行うことができます。このツールの中には文字起こし機能もあり、上手に使うことで、議事録の作成や会話記録の保存などに役立てることができます。

具体的にどのように文字起こしをするのか、チェックしてみましょう。

Teams会議の文字起こし機能

Teamsには、発言内容をテキスト化する機能が主に2つ備わっています。それぞれの特徴と違いを把握して、目的に合わせて使い分けましょう。

ライブキャプション機能（字幕表示のみ）

会議中の発言をリアルタイムで画面上に「字幕」として表示する機能です。 音声が聞き取りにくい環境にいる場合や、聴覚補助として内容の理解を深めたい時に役立ちます。

【注意点：保存はできません】 ライブキャプションは、あくまで会議中に字幕を見られるだけの機能です。 テキストをファイルとして保存することはできないため、後からの振り返りや議事録作成には向きません。

トランスクリプション機能（字幕＋保存）

リアルタイムで字幕を表示しつつ、テキストデータを保存できる機能です。 会議終了後にドキュメントファイル（docx）やvttファイルとしてダウンロードできるため、議事録や研修資料として活用できます。

【メリット：話者の特定が可能】 トランスクリプションの大きな特長は、リアルタイム表示・ダウンロードデータの両方で「誰が話したか（話者）」が特定される点です。 発言内容の前にアカウント名が表示されるため、発言者の記録が必須となる議事録やインタビューでは、この機能を使うのが最適です。

Teams会議のトランスクリプション機能を使う4つのメリット

Teams標準のトランスクリプション機能には、外部ツールにはない「統合環境ならでは」の利点がいくつかあります。主な4つのメリットをご紹介します。

録画データ不要で、PC容量を圧迫しない

外部ツールを使う場合、一度「重い動画データ（mp4）」を保存してからアップロードする手間がかかります。 しかし、Teamsのトランスクリプション機能なら、録画を必須とせずにテキストデータのみを生成・保存できます。

• ストレージの節約： テキストファイルは軽量なため、PCの容量を圧迫しません。
• 手間の削減： 録画データのダウンロード・移動といった作業が不要になります。

「誰が・何を」話したかが一目で分かりやすい

前述の通り、この機能は「話者の特定」をしてくれます。 「今の発言、誰だったかな？」「聞き取りにくかった」という場合でも、画面上のテキストですぐに確認が可能です。

• 聞き逃しの防止： リアルタイムで文字化されるため、音声と文字の両方で内容を理解できます。
• メモとの連携： 誰の発言かが明確なため、自身の手元メモと照らし合わせたり、注釈を付ける作業もスムーズに進みます。

遅れて参加した人への共有がスムーズ

トランスクリプションは会議中、リアルタイムで更新されていきます。 そのため、会議に遅れて参加したメンバーも、過去のテキストを遡るだけで議論の流れを把握できます。

• 説明不要： わざわざ会議を止めて、これまでの内容を説明する必要がありません。
• 即時共有： 会議終了後のテキストデータはTeamsチャットなどで即座に共有でき、振り返りもスピーディーです。

録画データと併用すれば、資料作成がさらに効率化

もし「録画（レコーディング）」と「トランスクリプション」を併用すれば、議事録や資料作成の効率は格段に上がります。

• 修正が早い： テキストの不明点を、録画データの音声ですぐに裏付け確認できます。
• 資料作成が楽に： プレゼン資料が映っているシーンを録画から拾い、テキスト資料に画像を差し込むといった連携もスムーズに行えます。

Teams会議の文字起こしの流れ

実際にTeams会議で文字起こしを行うための操作フローを解説します。 管理設定から、会議中の言語設定（日本語化）、終了後のデータ活用まで、順を追って確認していきましょう。

事前準備：管理センターでの設定（管理者のみ）

組織の設定によっては、デフォルトでトランスクリプション機能がオフになっている場合があります。利用できない場合は、管理者が設定を確認する必要があります。

• 1. Teams管理センターにアクセスし、「会議」メニューを開く
• 2. 「会議ポリシー」を選択
• 3. 「トランスクリプトの作成を許可する」をオンに変更する

トランスクリプションの開始

会議が始まったら、以下の手順で機能をオンにします。

1. 画面上部の三点リーダー（…）をクリックし、オプションメニューを開く。
2. 「レコーディングと文字起こし」 > 「文字起こしの開始」をクリック。
   ※「レコーディングの開始」を選ぶと、自動的に文字起こしも同時にスタートします。

重要：言語設定を「日本語」に変更する

Teamsの初期設定では、文字起こしの対象言語が「英語」になっていることが多くあります。日本語で正しく記録するためには、話し始める前に言語設定の変更が必須です。

【設定手順】

1. トランスクリプト画面（右側のパネル）にある三点リーダー（…）をクリック。
2. 「音声言語を変更しますか？」あるいは「音声言語」を選択。
3. リストから「日本語（日本）」を選択し、確認ボタンを押す。

文字起こしの停止

会議が終わる、または文字起こしを止めたい時は、開始時と同様に三点リーダー（…）から操作します。

• 「トランスクリプションの停止」をクリック
• 録画もしている場合は、「レコーディングを停止」をクリック
  （文字起こしも同時に停止します）

テキストデータのダウンロードと共有

会議終了後、データは「チャット」タブや「カレンダー」の会議詳細に保存されます。

【ダウンロードの手順】

1. 会議チャット画面に表示されたトランスクリプトの履歴を探す。
2. ファイル横の▼や三点リーダーをクリックし、「ダウンロード」を選択（docx形式やvtt形式が選べます）。

【共有の手順】

1. 同じメニュー内の「リンクをコピー」をクリック
2. コピーしたリンクをチャットやメールに貼り付けて送信
   ※データをダウンロードして送る手間が省け、URLだけで手軽に共有可能です

テキストデータの削除

保存されたテキストデータを削除したい場合は、以下の手順で行います。

1. 該当するTeams会議の履歴を開く。
2. 「レコーディングとトランスクリプション」タブをクリック。
3. 削除したいデータを選び、「削除」を実行する。

Teamsの録画を後から文字起こしする方法

Teamsのトランスクリプション機能は便利ですが、「機能をオンにし忘れた」「録画だけしておけば安心だと思っていた」というケースは少なくありません。

会議が終わった後に議事録の必要性に気づき、「後から文字起こしできないか？」と悩んでいる方へ。会議中にトランスクリプションを使っていなかった場合の、事後対応フローをご紹介します。

1. 前提：Teamsの標準機能だけでは「後から」文字起こしは不可

まず押さえておきたいのが、Teamsのトランスクリプションは「会議中に有効化して、初めてテキストが残る機能」だという点です。

管理センターで許可されていても、会議中に「文字起こしの開始」を押していなければ、Teams上にテキストデータは生成されません。

そのため、後からテキスト化したい場合は、「録画データ（mp4）」を活用し、外部のツールやサービスを使う必要があります。

2. 手順①：録画データをダウンロードする

まずは、会議の録画データ（mp4ファイル）をお手元のPCにダウンロードします。 保存先は会議の種類によって異なります。

• 個人のアカウントで開催した会議： OneDriveの「Recordings」フォルダ
• チームやチャネルで実施した会議： SharePointの該当チャネル内

【ダウンロードの手順】

• 1. Teams左側のメニュー「チャット」を開き、対象の会議スレッドを選択
• 2. 「会議の録画」をクリックしてプレビューを開く
• 3. 画面右上の三点リーダー（…）をクリックし、「ダウンロード」を選択

保存先を指定すれば、mp4ファイルのダウンロードが始まります。

3. 手順②：文字起こしツール・サービスを活用する

mp4ファイルが手に入れば、あとは外部ツールでテキスト化するだけです。方法は大きく分けて2つあります。

A. 自動文字起こしツールを使う（手軽さ重視）

入手したmp4ファイルを、AIなどの自動文字起こしツールにアップロードします。

• メリット： 手軽にすぐ実行できる。
• デメリット： 音質や滑舌によって精度が落ちる。専門用語や固有名詞の誤変換が多く、手直しに時間がかかる場合がある。

B. プロの文字起こしサービスに依頼する（品質重視）

「修正の手間をかけたくない」「正確な議事録が必要」という場合は、プロへの依頼が確実です。

おすすめとしては、『WITH TEAM文字起こし』です。録画データ（mp4ファイル）を送信するだけで、依頼は完了します。

自動ツールでは拾いきれないニュアンスや専門用語も、文字起こし専門の担当者が音声を細部までチェックし、丁寧に仕上げます。

• 面倒な編集・確認作業は一切不要
• 正確さが求められる会議に最適

「うっかりトランスクリプションを忘れてしまった」という時こそ、ぜひプロの品質にお任せください。

文字起こし外注の料金相場を徹底比較！おすすめ業者と選び方

まとめ：重要な会議は「プロへの外注」も賢い選択肢

Teamsの標準機能（トランスクリプション）は進化していますが、ビジネスの現場では「AI任せ」だけでは解決できない場面も多々あります。

特に、精度や読みやすさが求められる議事録作成においては、文字起こしの専門業者（プロ）への外注も有効な手段です。AIには難しい、人の手ならではの柔軟な対応が可能だからです。

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