テキスト化とは、手書き文字やスキャンしたPC文字など、画像形式のアナログデータをデジタルデータに変換することです。
テキスト化を行いデジタルデータに変換することで、PCでの編集を容易にすることができます。
それ以外にもテキスト化のメリットは多くあります。
例えば、紙の書類や手書きのメモをデジタル化することで、検索性や利便性が向上します。
また、デジタル化によって機械的な解析や処理が可能となるため、ビジネスにおいては、業務の自動化や効率化に役立ちます。
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■テキスト化の具体的なメリットや活用例を紹介！
上記のように、テキスト化はビジネスにおいて幅広く役立てることができます。
では、具体的にどういうメリットや活用方法があるか説明しますね。
①情報の管理がしやすい
紙の書類は、どこに何があるかを見つけるのが大変ですよね。
書類を机で広げて探さなければならないので時間かかることも。
必要な情報や書類をすぐ見つけたいときにとても不便です。
書類の情報をデジタル化してＰＣで保管し、検索機能やフォルダを活用すれば、情報を探す手間を省くことができます。
また、PDF形式の資料においても、Excel形式等でテキスト化することで機械的に解析や処理ができるので、利便性がぐっと上がります。
②安全性の向上
古文書や議事録、台本など、昔からある資料や人が触る機会が多い資料は、劣化が早く進みます。
しかし、デジタルデータに変換すれば保全や修復作業に役立ちますし、追加で必要になったときにもすぐに印刷できるので便利です。
③アーカイブのデジタル化
特にビジネスでは、大量の書類を保管する必要があります。
これらの書類をデジタル化することで、保管スペースを節約することもできます。
また、デジタルデータは簡単にバックアップすることができるため、災害時の情報保全にも役立ちます。
④マーケティングデータの分析
企業では、顧客情報やセールスデータなど、多くの情報を取り扱っています。
これらの情報をデジタルデータ化し、分析することで、マーケティング戦略の改善や作業効率化に役立ちます。
PDF形式のものだと文字の修正や加筆が出来ず、また、コピー＆ペーストも出来ないので、情報を他のデータに移し替える際にも非常に取り扱いにくいです。
上記のように、テキスト化することによって多くのメリットがあります。
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■おすすめのテキスト化の方法
自分たちでテキスト化しようとすると、データを入力するために大量の時間や人的リソースが必要となる場合がありますよね。
できればそこに時間を掛けたくないと思っている方も沢山いるのではないでしょうか？
OCR技術や文字起こし業者を利用することで、手書きの書類を効率的にデータ化することができます。
それでは早速、具体的におすすめのテキスト化方法を紹介いたします。
OCR (Optical Character Recognition)
OCRとは光学式文字認識技術のことで、PDF画像ファイルやスキャンした書類を読み込んで文字列に変換することができます。
OCRにも沢山の種類があり、有料で販売しているアプリケーションから、無料で利用できるオープンソースのOCRまであります。
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文字起こし会社を利用する
文字起こし業者のなかには、テキスト化サービスを提供する会社があります。
人の手でテキスト化してもらえるので、より正確にテキスト化してもらうことが出来ます。
これらのサービスを利用すれば、画像ファイルや手書きの書類をアップロードするだけで、文字列に変換することができます。
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■テキスト化サービスの選び方
最後に、テキスト化サービスを選ぶ際に考慮すべきポイントを紹介します。
①料金体系
まずはなんといっても料金ですよね。
テキスト化サービスの料金体系は、サービスによって異なります。
低価格のものを選ぶのも大事ですが、テキスト化が必要な頻度や、原本の内容によって選ぶことが重要です。
毎月作業が多く発生するなら、定額制のものだと安くなるかもしれません。
逆にそれほど頻度が高くない場合、月額だと高くついてしまう可能性があるので、発生するたびに都度お支払いする形を検討する方がオススメです。
OCRにはGoogleなど無料でテキスト化できるツールもあります。
原本の内容に癖がなく読みやすいものであれば、無料ツールもオススメしますが、
・手書き文字や特殊フォント
・表・図式・イラストが文章の中に入っている
・段組みされた文章
上記のような画像を起こす場合は、正しく起こされない可能性が高いです。
逆に校正するのに余計時間がかかってしまう可能性があるので、高くても品質の良いサービスを利用すると良いでしょう。
②精度
画像のテキスト化は精度がとても重要です。
精度が悪いと見直しに時間がかかりますし、最悪の場合もう一度テキスト化をやり直すことになるかもしれません。
OCRのテキスト化の精度は、サービスによって異なります。
近年OCRはAIを導入し、文字の認識精度を向上させているサービスが多いです。
しかし、先ほど挙げたように「手書き文字」「表やイラスト」「段組みされた文章」などはまだまだAIは苦手で、人間によるテキスト化には適いません。
その為、品質を重視するならば、一度無料のサービスを利用してみて、納品されたものが使えなさそうなら文字起こし業者に依頼することをおすすめします。
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③ファイル形式・テキスト化仕様
テキスト化サービスでは、出力されるファイル形式が異なります。
利用するシステムやアプリケーションに合わせたファイル形式を選ぶことが重要です。
また、改行や全角・半角のルールなど、もし独自の仕様でのテキスト化を希望する場合、AIには対応できない可能性が高いので、人間がテキスト化する文字起こし業者に依頼すると良いでしょう。
④セキュリティ
デジタルデータ化された情報は、セキュリティ上のリスクが存在します。
テキスト化サービスでは、情報のセキュリティを保証するための対策を講じているかどうかを確認することが重要です。
まとめ
以上がテキスト化サービスの概要や利用方法、選び方についての紹介でした。
テキスト化はデータの効率的な管理やビジネスの効率化に役立つ重要な技術です。
自社のニーズに合わせたサービスを選び、効果的に活用していきましょう。
近年はAIの技術が上がってきているので、原本の内容や納品ルールによって「AIで起こすか」「人間の手で起こすか」を使い分けると、上手にテキスト化が出来ると思います。
『WITH TEAM 文字起こし』は、表や手書き文字はもちろん、お客様の独自のルールでのテキスト化も、経験豊富なライターが丁寧に対応させて頂きます。
AIに任せることが難しいテキスト化は、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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