会議内容や議事録の文字起こしをするときの注意点は？

2022.06.06

会議の録音の仕方で文字起こしが楽になる！

重要や会議の内容を文章にして残しておきたい場合には、ICレコーダーなどで音声を録音し、それを文字起こしすることになります。

この時、どのような方法で録音するかによって、文字起こしの精度と作業のしやすさがかなり変わってきますので、録音の仕方には注意を払いましょう。

まず、会議に参加して発言する人の意識が重要になります。

ボソボソと話したり、他の人と発言がかぶったりすると、聞き取りはかなり難しくなってしまいます。

そのため、会議の初めには、はっきりと大きな声で話すこと、一人ずつ発言することをお願いしましょう。

可能であれば、進行役の人が指名して話し出してもらうと確実ですね。

また、ICレコーダーを使って録音するのであれば、できるだけマイクを使用しましょう。

マイクで集音することができると、よりクリアに録音ができます。

マイクがない場合でも、レコーダーはスタンドなどに設置して、机の上に直接置かないようにしましょう。

机に直接置くと、書類を動かすカサカサという音やパソコンのタイピング音などが強く聞こえてしまい、音声を邪魔してしまうからです。

そして、一度会議を始める前には試し録音をしてみて、音声がクリアに聞こえるかどうかをチェックしましょう。

マイクの位置やボリュームなどを確認することで、よりクリアに録音することができますよ。

上記の点に注意して会議を録音すれば、ある程度文字起こしがしやすくなります。

比較的クリアな音源であれば、代行業者にお願いすることで問題なく対応してくれるでしょう。

業者へ依頼することで、社員が本来の業務に集中して取り組めるというのも大きなメリットと言えます。

外注化は、業務を効率よく回すための一つの手段でもありますね。

クリアな音質で録音したファイルをパソコンなどにインポートして、ファイル名を付けておきましょう。

ファイル形式は一般的なオーディオファイルであるMP3などにしておくと、受け渡しが楽になります。

代行業者を決めたら、そのファイルを送信して納期の打ち合わせなどを行います。

その際には、どのような書き起こしの仕上がりにするかを決めます。

仕上がりには「素起こし」、「けばとり」、「整文」という方法があり、音声をどの程度まで聞こえた通りに文字に起こすかという違いがあります。

また、納品時の文書ファイルの形式なども確認しておくと良いでしょう。

もし、会議の内容がかなり専門的で特殊な内容であれば、用語集や会議の概要をまとめて渡しておくと、より正確で早く、安い仕上がりにつながる可能性があります。

特に普段使わないような専門用語が多いのであれば、用語集があると起こす人にとってはかなり助かりますし、より正確な文字起こしをすることができます。

重要かつ秘密事項を扱う会議であれば、文字起こし代行業者を慎重に選ぶ必要があります。

その際の基準となるのは、「Pマーク」もしくは「プライバシーマーク」を持っているかということです。

これは書き起こしをする内容についてのセキュリティ対策をしっかりとしている、ということを示す認証制度です。

Pマークを取得していなくても、個々の契約で秘密保持契約の制度を設けている代行業者であれば問題ありませんので、きちんと秘密保持について配慮しているところを選ぶことが重要です。

公式サイトなどにそういった言及がされていない場合でも、確認を行えば契約締結をしてくれるところが多いようですので、気になった場合は問い合わせをしてみましょう。

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