会議で議事録を取ったり、大事な商談の内容を保存したりなど、話し合いの内容を文字にして残しておきたいシーンはたくさんありますよね。
そのためには、会話を録音すること、そしてそれを「文字起こし」する工程が必要です
しかし、こうした作業に慣れている人ならともかく、初心者にはかなり難しく、手間がかかるものです。
そこで役立つのが議事録アプリや文字起こしアプリと呼ばれるものです。
それらのアプリにはどんな機能が備わっているのか、また、どのようにアプリを選んだら良いのかについてチェックしてみましょう。
目次
■議事録アプリとはどんなアプリ？
議事録アプリ、文字起こしアプリの主な機能は、会議や打ち合わせの音声を自動認識システムによってテキスト化してくれるというものです。
話し合いの現場でアプリを立ち上げ、そのまま録音・テキスト化することもできますし、事前に録音したデータをインポートして文字起こしすることもできます。
それだけではなく、さらに便利な機能がついているアプリも多くあります。
たとえば、音声だけでなく、画像からテキスト化してくれるという機能もその一つ。
名刺やビジネス文書をスキャンし、編集しやすいようにテキスト化してくれる、OCRという機能です。
他には、翻訳機能が備わっているアプリもあります。
多言語で会議や商談をしていても、それぞれの言語を自動で翻訳して文字起こしまでしてくれるという優れものです。
グローバルな事業展開をしている企業であれば、こうした機能が付いているアプリは強い味方となります。
■自動で文字起こしをしてくれるメリット
会議の議事録を作るにしても、商談の内容を文書化するにしても、文字起こしという作業は実際にやってみると難しいものです。
慣れた人ならスムーズにできますが、初心者が文字起こしをしようとすると、かなりの時間がかかります。
その点、議事録アプリを使えば、短時間で自動的に文字起こしをしてくれるため、アプリ操作以外の手間がかかりません。
もちろん、100％完璧にテキスト化されるわけではありませんので、多少の修正が求められることもあります。
しかし、議事録作成の手間が相当減ることには違いはありません。
また、商談や会議に集中できるというのもメリットです。
音声をしっかりと録音し、それを文書に残せますので、話している間にメモを取る必要もないため、
考えをまとめたり、他の人の意見を確認したりすることに集中できるのです。
こうしたアプリは、ちょっとした打ち合わせはもちろんのこと、移動中でメモを取るのが難しいときの会話の内容を記録するためにも役立ちます。
さらに、ふとアイデアをひらめいたとき、さっとアプリを開いて声を吹き込み、文字起こしをして保存するといった便利な使い方もあります。
■トランスクリプトが搭載されているサービスも豊富
トランスクリプトとは、昨今では自動文字起こし機能のこと指すようになりました。
本来の意味だと、転写物といった意味をもつ言葉です。
多くの人が利用しているであろう、Microsoft TeamsやGoogle Meet、Zoomで使用できる機能となっています。
音質によって起こされる内容の質に影響は出るものの、簡単に自動文字起こしできるようにもなりました。
■議事録アプリにはどんな種類があるの？
世の中にはたくさんの議事録アプリがありますが、それぞれ異なる機能や特徴を持っています。
大まかにアプリを分類すると、3つの種類があります。
①スマートフォンにインストールして単体で使うアプリ
アプリを入れるだけですぐに使えることや、どこでも気軽に開いて使えるという便利さが特徴です。
一方で、精度の低いものや、情報の共有や機能の面で制限があるものが多いです。
②クラウドサービスを活用したアプリ
スマートフォンで音声の録音やテキストの編集を行うことができますが、データの保存や文字起こしの作業はクラウド上で行います。
チーム内での共有に優れていることや、たくさんのファイルを管理するのが楽といった点がメリットです。
③他のオフィスツールと連動するアプリ
Web会議システムと連動し、会議をしながらリアルタイムで文字起こしをしてくれる便利な機能を持っているものもあります。
また、文書アプリと連動し、文字起こしをした内容をそのまま編集できるアプリもあります。
■会議や商談に使う文字起こしアプリの選び方
アプリによって文字起こしの精度は異なります。
議事録や商談など、重要な話し合いの場で使用する場合は、音声認識にミスがあるとトラブルの原因にもなりかねません。
重要度の高いシーンで使うのであれば、企業向けの質の高いものを選ぶことが肝心です。
また、会議では複数の人がバラバラに話すことが多く、文字起こしした発言が誰のものかを判別できるようにしたいこともありますよね。
そういった場合は、複数話者に対応しているアプリかどうかを確かめるようにしましょう。
さらに、音声やテキストの検索ができる機能が付いていると、後から会話の内容を確かめたい時や、最終的に編集をしたい時に、該当箇所を見つけやすいので便利ですよ。
あとで編集することを考えると、テキスト化されたデータをピックアップしてマークできる機能を持つアプリは便利です。
他にも、コメントを付けられる機能があれば、チーム内で重要事項を共有する時などに役立ちますよ。
★オススメ記事：文字起こし業者が教える！綺麗に正確に録音するためのコツ！
■初心者でも気軽に導入できる個人向けアプリ
初心者でもすぐに使える気軽さが売りのアプリを紹介します。
ちょっとした打ち合わせの時やメモ代わりにも使えますので、スマホに入れておけば、さっと起動して話し合いの内容を残しておけるのがメリットです。
★Texter（テキスター）
無料版から有料のプレミアム版まであるので、ニーズに応じてプランを選べるのがメリットです。
まずは無料版で、どんなアプリかをちょっと試したいという時にも便利ですね。
アプリを起動してすぐに録音できて、そのまま自動で文字起こしをにしてくれるという使いやすいアプリです。
また、AIによる音声認識システムで、精度の高い文字起こしができるのもポイントです。
★WITH TEAM AI文字起こし
クラウドサービスを活用したアプリで、アプリのダウンロードや登録作業などの手間がないのがメリットです。
文字起こししたいと思ったら、最短30秒で文字起こしが可能。
そして月額ではなく、都度音源の長さに合わせて1分30円という低価格で文字起こしできるのも魅力的ですね。
文字起こしした原稿は、社内で簡単に共有できるのと、複数の音源を一括で文字起こしできるので、一気に手間を省けますよ。
★Speechy Lite
無料のアプリで、シンプルな文字起こし機能が欲しいという人に向いています。
無料版には録音と文字起こしに時間制限があるので、本格的に使いたいということであれば、制限のない有料バージョンをダウンロードしましょう。
このアプリは自動翻訳機能が付いているのが特徴で、リアルタイムでの翻訳が可能です。
音声だけでなくテキストの翻訳も行えるので、使える場面は多いですよ。
★音声認識装置
幅広い言語に対応しているアプリで、文字起こしスピードが速いのが特徴となっています。
操作画面がシンプルなので、アプリを立ち上げてすぐに会話を録音、文字起こししたい時にも便利です。
自分の声をさっと文字起こしし、そのままコピーししてSNSに投稿するなどの気軽な使い方もできるので、アイデア次第でいろいろな使い方が
できるのもいいですね。
■商談でも使える本格的な企業向けアプリ
企業向けの文字起こしアプリは、クラウドにデータをアップしてチームと共有できるのが特徴です。
また、対応言語が多く、グローバルなシーンでも問題なく使えるのも、企業向けならではです。
さらに、データを他のアプリやPCソフトと連動し、WordやExcelですぐに編集できるのもメリットと言えます。
★スマート書記
自治体や金融機関でも採用された実績ある文字起こしアプリです。
高い精度とデータの保護というセキュリティー面での信頼性が、多くの企業に選ばれる理由となっています。
操作はシンプルで使いやすいのが特徴で、作成した議事録テキストにマークをしたりコメントを入れたりできるなどの機能も充実しています。
オフィスソフトとの連動もできますし、複数言語への対応でも高いレベルを誇っています。
★RECAIUS 音声ビューア
東芝が提供する音声認識アプリで、高い精度でテキスト化できるのが強みです。
文字起こしスピードが速く、テキストになったものをすぐにマークして編集に備えるなどの使い方ができます。
クラウドにデータが保存されますので、社内共有も楽です。
さらに、キーワードを自動的に強調してくれる機能など、高機能が売りとなっています。
★Speechnotes
気軽に導入できるアプリで、ビジネスユースで使える品質を持っています。
大きな特徴はBluetooth対応のデバイスと連動させることができる点で、リアルタイムで文字起こしされるテキストをキーボードで編集したり、追記したりしながら編集できます。
オフラインでも使える設計となっているため、出先でちょっとした打ち合わせをする際のメモとして利用するのにも便利です。
■文字起こしの精度を上げるためのポイント
議事録のためにアプリを使うのであれば、高い精度が求められます。
そのためにも、録音の音質を上げることが重要です。
複数人の音声を漏れなく拾えるマイクを使用することで、よりクリアな録音ができます。
★オススメ記事：文字起こし会社が選ぶ、録音におすすめなICボイスレコーダー10選！
また、会議を始めるに当たっては、一人の人が話し終わってから次の人が話すようにして、話がかぶらないようにするなどの配慮も大事です。
しかし、こうした工夫をしても、音声がクリアでなかったり、早口で話したりする人がいるものです。
大勢で会話をする時は、どうしても複数人の声が重なったり、遠くに座っている人の声が小さく、聞き取り辛くなってしまったりもしますよね。
相槌を頻繁に打ったり、砕けた話し方をしたりすると、正確にテキスト化できないこともあり、自動では質の点で満足できないことがあるのは事実です。
そんな時は、精度が高く、人の手で丁寧に文字起こししてくれる文字起こしサービス『WITH TEAM 文字起こし』を使うのがおすすめです。
自分で文字起こしをしたり、修正作業をしたりする手間もかかりませんので、本来業務に集中するためにも役立ちます。
■状況によってアプリと外注を使い分けよう！
会議や商談、簡単な打ち合わせなど、いろいろなシーンで自動的に文字起こしをしてくれるアプリがあると、とても便利です。
個人向けの気軽で使えるものから、企業向けの高機能で精度に優れたものもありますので、いくつかのアプリを試しに使ってみて、操作性や求める機能があるかなどをチェックした上で選びましょう。
また、より正確で丁寧な文字起こしを必要とするのであれば、人の手で文字起こしをするサービスを外注することも検討してみてください。
状況によってアプリと外注を使い分け、業務の効率化を図りましょう。
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