会議で議事録を取ったり、大事な商談の内容を保存したりするためなど、話し合った内容を文字にして残しておきたいシーンはたくさんありますよね。

そのためには、会話を録音すること、それを文字起こしするという過程が必要となります。

しかし、こうした作業は手慣れている人ならともかく、初心者だとかなり難しく手間がかかるものです。

そこで役立つのが議事録アプリとか文字起こしアプリと呼ばれるものです。

どんな機能が備わっているのか、どのようにアプリを選んだら良いのかをチェックしてみましょう。

■議事録アプリとはどんなアプリ?

議事録アプリ、文字起こしアプリの主な機能は、会議や打ち合わせの音声を自動認識システムによってテキスト化してくれるというものです。

話し合っている現場においてアプリを立ち上げ、そのまま録音、テキスト化することもできますし、事前に録音したデータをインポートしてそれを文字起こしすることもできます。

この主な機能の他に便利な機能がついているアプリも多いですね。

たとえば、音声だけでなく画像からテキスト化してくれるというものです。

たとえば、名刺やビジネス文書をスキャンして、それを編集しやすいようにOCR機能でテキストにしてくれます。

他にも、翻訳機能が備わっているアプリもあります。

多言語で会議や商談をしても、それぞれの言語を自動的に翻訳して文字起こしまでしてくれるという優れものです。

グローバルな事業展開をしている企業であれば、こうした充実した機能が付いているアプリは強い味方となります。

■自動で文字起こしをしてくれることのメリット

会議の議事録を作るにしても、商談の内容を文書化するにしても、文字起こしという作業は実際にやってみると難しいものです。

慣れた人ならスムーズにできますが、初心者が文字起こしをしようとすると、かなりの時間がかかります。

その点、議事録アプリを使えば、短時間で自動的に文字起こしをしてくれるため、アプリの操作以外の手間がかかりません。

もちろん、100パーセント完璧にテキスト化されるわけではありませんので、多少の修正が求められることもあります。

しかし、議事録作成の手間が相当減ることには違いはありません。

また、商談や会議に集中できるというのもメリットです。

音声をしっかりと録音して、それを文書に残せますので、話している間にメモを取る必要もありません。

考えをまとめたり他の人の意見を確認したりすることに集中できるのです。

こうしたアプリは、ちょっとした打ち合わせにも利用できます。

移動中でメモを取るのが難しい時に、さっとアプリを開いて文字起こしをするといった便利な使い方もあります。

また、ふとした時にひらめいたアイディアをアプリを使って保存するというのも、一つの利用法と言えます。

■議事録アプリにはどんな種類があるの?

たくさんのアプリが出ていて、それぞれに異なる機能や特徴を持っています。

大まかにアプリを分類すると、3つの種類があります。

スマホにインストールして単体で使うタイプ

アプリに入れるだけですぐに使えることや、どこででも気軽に開いて使えるという便利さが特徴です。

一方で、精度が低いものが多いことや、情報の共有やレベルの高い機能の利用の点で制限があります。

②クラウドサービスを活用したアプリ

スマホで音声を録音したり編集したりできますが、データの保存や文字起こしの作業はクラウド上で行います。

チーム内での共有に優れていることや、たくさんのファイルを管理するのが楽といった点がメリットです。

③他のオフィスツールと連動するアプリ

Web会議システムと連動して、会議をしながら文字起こしをリアルタイムでしてくれる便利な機能を持っているものもあります。

また、文書アプリと連動して、文字起こしをした内容をそのまま編集できるアプリも存在します。

■会議や商談に使う文字起こしアプリの選び方

アプリによって文字起こしの精度は異なります。

議事録や商談など、重要なことを話し合う場面に使うのであれば、音声認識にミスがあるとトラブルの原因ともなりかねません。

重要度の高いシーンで使うのであれば、企業向けの質の高いものを選ぶことが肝心です。

また、会議では複数の人がバラバラに話すことが多く、文字起こししたコメントが誰のものかを判別する必要があります。

複数話者に対応しているアプリかどうかを確かめるようにしましょう。

さらに、音声やテキストの検索ができる機能が付いていると便利です。

後から会話の内容を確かめたい時や、最終的に編集をしたい時に該当する箇所を見つけるのに役立ちます。

さらなる編集をしていくことを考えると、テキスト化されたデータをピックアップしてマークできる機能を持つアプリは便利ですね。

他にも、脇にコメントを付けられる機能も、チーム内で重要事項を共有する時などに便利だなと感じます。

★オススメ記事文字起こし業者が教える!綺麗に正確に録音するためのコツ!

■初心者でも気軽に導入できる個人向けアプリ

初心者でもすぐに使える気軽さが売りのアプリを紹介します。

ちょっとした打ち合わせの時や、メモ代わりにも使えますので、スマホに入れておくとさっと起動して話し合いの内容を残しておけるのがメリットです。

Texter(テキスター)

無料バージョンから月額6,000円のプレミアム版まであるので、ニーズに応じてプランを選べるのがメリットです。

どんなアプリかをちょっと試したいという時にも便利です。

アプリを起動してすぐに録音して、そのまま文字起こしを自動的にしてくれるという使いやすいアプリです。

AIによる音声認識システムで、高い精度の文字起こしができるのもポイントです。

Speechy Lite

無料のアプリで、シンプルな文字起こし機能が欲しいという人に向いています。

録音と文字起こしには時間制限がありますので、試した後に本格的に使いたいということであれば、有償バージョンをダウンロードしましょう。

時間と機能の制限がなくなります。

このアプリは、自動翻訳機能が付いているのが特徴で、リアルタイムでの翻訳が可能です。

音声だけでなくテキストの翻訳も行えるので、使える場面は多いですよ。

音声認識装置

幅広い言語に対応しているアプリで、文字起こしスピードが速いのが特徴となっています。

シンプルな操作画面で、すぐにアプリを立ち上げて会話を録音、文字起こししたい時にも便利です。

さっと自分の声を文字起こしをして、そのままコピペしてSNSに投稿するなどの気軽な使い方もできて、アイディア次第でいろいろな使い方ができるのもいいですね。

■商談でも使える本格的な企業向けアプリ

企業向けの文字起こしアプリは、クラウドにデータをアップしてチームと共有できるのが特徴です。

また、対応言語が多くグローバルなシーンでも問題なく使えるのも、企業向けならではです。

さらに、データを他のアプリやPCソフトと連動して、WordやExcelですぐに編集できるのもメリットと言えます。

スマート書記

自治体や金融機関でも採用された実績ある文字起こしアプリです。

高い精度とデータの保護というセキュリティー面での信頼性が、多くの企業に選ばれる理由となっています。

操作はシンプルで使いやすいのが特徴で、作成した議事録テキストにマークをしたりコメントを入れたりできるなどの機能も充実しています。

オフィスソフトとの連動や、複数言語への対応でも高いレベルを誇っています。

RECAIUS 音声ビューア

東芝が提供する音声認識アプリで、高い精度でテキスト化できるのが強みです。

文字起こしスピードが速く、テキストになったものをすぐにマークして編集に備えるなどの使い方ができます。

クラウドにデータが保存されますので、社内共有も楽です。

さらに、キーワードを自動的に強調してくれる機能などもあって、高機能が売りとなっています。

Speechnotes

気軽に導入できるアプリで、ビジネスユースで使える品質を持っています。

大きな特徴はBluetooth対応のデバイスと連動させることできる点で、リアルタイムで文字起こしされるテキストをキーボードで編集したり、追記したりしながら編集できます。

オフラインでも使える設計となっているため、出先でちょっとした打ち合わせをする際のメモとして利用するのにも便利です。

■文字起こしの精度を上げるためのポイント

議事録のためにアプリを使うのであれば、高い精度が求められます。

そのためにも、録音の音質を上げることが重要です。

複数人の音声を漏れなく拾えるマイクを使用することで、よりクリアな録音ができます。

★オススメ記事文字起こし会社が選ぶ、録音におすすめなICボイスレコーダー10選!

また、会議を始めるに当たって、一人の人が話し終わってから次の人が話すようにして、話がかぶらないように促すなどの配慮も大事です。

こうした工夫をしても、完璧な文字起こしを望むのは無理があります。

どうしても音声がクリアでなかったり、早口で話したりする人がいるものです。

大勢で会話をする時は、どうしても複数人の声が重なったり、遠くに座っている人の声が小さく、聞き取り辛くなってしまったりもしますよね。

また、ちょっとした相槌や砕けた話し方をすると、正確にテキスト化できないこともあります。

自動だと質の点で満足できないことがあるのは事実です。

そんな時は、精度が高く人の手で丁寧に文字起こししてくれるこのサービスWITH TEAM 文字起こしを使うのがおすすめです。

自分で文字起こしをしたり、修正作業をしたりする手間もかかりませんので、本来業務に集中するためにも役立ちます。

■状況によってアプリと外注を使い分けよう!

会議や商談、簡単な打ち合わせなど、いろいろなシーンで自動的に文字起こしをしてくれるアプリがあると、とても便利です。

個人向けの気軽で使えるもの、企業向けの高機能で精度に優れたものもあります。

いくつかのアプリをお試しで使ってみて、操作性や求める機能があるかなどをチェックした上で選びましょう。

また、より正確で丁寧な文字起こしを必要とするのであれば、人の手で文字起こしをするサービスを外注することもできます。

このように、状況によってアプリやプロへの外注を使い分けて、業務の効率化を図りましょう。

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